Introductie
Sterke participatie vanuit de gemeenschap, vaak via begunstigdengroepen of -comités, vormt de ruggengraat van Oxfams aanpak van programma's op het gebied van volksgezondheid. Het maakt het mogelijk dat projecten door de gemeenschap zelf worden ontworpen, uitgevoerd en gemonitord, en stimuleert participatie en verantwoording. Door met comités samen te werken, kunnen we ook effectief met grote groepen mensen werken en activiteiten voortzetten wanneer het niet veilig of praktisch is voor medewerkers om in het veld aanwezig te zijn.
Het doel van dit informatiedocument is om het management en de programmamedewerkers bewust te maken van de problematiek rondom buurtcomités en om consistentie te bevorderen in de planning, budgettering, uitvoering en monitoring van activiteiten met comités en vrijwilligers.
Een evaluatie van water- en sanitatiecommissies in India wees uit dat transparantie, participatie, inclusie en betrokkenheid belangrijke kenmerken zijn voor het succes van een project. Van deze kenmerken bleek transparantie het allerbelangrijkste. Er werd vastgesteld dat hoe meer leden van de gemeenschap het project begrepen, zowel wat betreft de financiën als de werking van de commissie en de selectie van commissieleden, hoe groter de kans op succes. (WSP, 2001)
Belangrijke overwegingen
Consistentie
Een ad-hoc of ongecoördineerde aanpak bij de samenwerking met commissies kan leiden tot schadelijke inconsistenties tussen verschillende projectlocaties of programmaonderdelen. Inconsistenties kunnen bijvoorbeeld ontstaan als sommige activiteiten worden uitgevoerd door betaalde (tijdelijke) werknemers en andere door vrijwilligers. Ook de hoogte en het soort 'incentives' (contant geld, eten, kleding of andere goederen die soms aan commissieleden worden gegeven om deelname te stimuleren) kunnen sterk variëren tussen projecten.
De impact van deze inconsistenties wordt versterkt wanneer rekening wordt gehouden met de uiteenlopende beleidsmaatregelen voor betrokkenheid van de gemeenschap tussen verschillende ngo's en VN-organisaties. Verschillen tussen organisaties schaden de relatie tussen gemeenschappen, lokale autoriteiten en ngo's ernstig en kunnen mogelijk veiligheidsrisico's voor medewerkers in het veld met zich meebrengen.
Het Keniaanse programma heeft vastgesteld dat, hoewel ngo's al decennialang betrokken zijn bij gemeenschapstraining en de ontwikkeling van comités in het land, er weinig tot geen documentatie bestaat over de processen die door de verschillende organisaties worden gevolgd, noch over de daadwerkelijke inhoud van de trainingen. Dit maakte het onmogelijk om de kwaliteit van het geleverde werk te beoordelen en leidde tot inconsistenties en overlappingen tussen ngo's. Om dit aan te pakken, heeft het team voor volksgezondheid overleg gepleegd met andere ngo's en overheidsinstanties om strategieën en materialen te ontwikkelen voor de capaciteitsopbouw van gemeenschapscomités. Het resultaat is een gemeenschappelijke ngo-aanpak voor de samenwerking met comités en een trainingskader/toolkit voor gebruik in de hele sector.
Levensonderhoud
Het is algemeen bekend dat de mogelijkheden voor uitkeringsgerechtigden om inkomsten te genereren beperkt zijn. Wanneer vrijwilligers van de commissie tijd besteden aan activiteiten op het gebied van de volksgezondheid, kan dit hun verdienvermogen beïnvloeden.
Medewerkers gaan er vaak van uit (of bevelen het aan) dat de activiteiten van Oxfam ten goede komen aan de gemeenschap; daarom zouden vrijwilligers voor hun inzet gecompenseerd moeten worden door anderen in hun gemeenschap. Deze ideale oplossing moet echter worden afgewogen tegen het gebrek aan bestaansmogelijkheden, de delicate dynamiek binnen de gemeenschap (etnisch, politiek, enz.) en de dringende noodzaak om volksgezondheidsactiviteiten uit te voeren voor bepaalde groepen (bijvoorbeeld nieuwkomers).
Het belang van participatie moet benadrukt worden aan de gemeenschappen, en vanaf het begin van een programma moet duidelijk zijn dat er altijd activiteiten zullen zijn die de begunstigden zelf moeten uitvoeren: dit is veel gemakkelijker als er zinvolle input vanuit de gemeenschap is geweest bij het ontwerpen van het programma.
Een simplistische oplossing voor het probleem van het levensonderhoud, die soms wordt voorgesteld, is om vrijwilligers van de commissie op te nemen als begunstigden van projecten die gericht zijn op het verbeteren van het levensonderhoud. Dit brengt echter het risico met zich mee dat de meest kwetsbaren in de gemeenschap over het hoofd worden gezien en dat de focus van de bijdrage van de vrijwilligers aan activiteiten op het gebied van de volksgezondheid vertroebeld raakt. Deze optie zou alleen overwogen moeten worden als er zeer duidelijke criteria voor begunstigden/vrijwilligers zijn vastgesteld en overeengekomen met de gemeenschap.
In Beni (DRC) werd een proces ontwikkeld waarbij mensen die afhankelijk zijn van een inkomen uit noodhulp als vrijwilligers in de volksgezondheid werden ingezet. Dit maakte een positieve betrokkenheid van de gastgemeenschappen mogelijk, naast die van de ontheemden. Om de effectiviteit te waarborgen, stelde het team objectieve en transparante kwetsbaarheidscriteria vast voor de selectie van vrijwilligers, zoals mensen uit huishoudens met een vrouw aan het hoofd of de aanwezigheid van chronisch zieken in huis.
juridische kwesties
Nationale wetgeving met betrekking tot werknemersrechten en werkgeversverantwoordelijkheden kan vrijwilligers en comités aanzienlijke rechten toekennen. In sommige landen worden "vrijwilligers" juridisch gezien als werknemers beschouwd als ze een regelmatige vergoeding voor hun werk ontvangen, zelfs als dit slechts wekelijks thee en suiker is.
Gezien het grote aantal vrijwilligers dat voor Oxfam werkt en de cruciale behoefte aan hun inzet, moeten juridische aansprakelijkheden met de hoogste prioriteit worden behandeld.
Sinds 2003 is het Darfur-programma afhankelijk van de inzet van meer dan 2,000 vrijwilligers uit de gemeenschap om essentiële activiteiten op het gebied van de volksgezondheid uit te voeren. Deze samenwerking met de gemeenschap is over het algemeen een positief proces geweest, goed ontvangen door de gemeenschappen en heeft indrukwekkende resultaten opgeleverd. De Soedanese arbeidswetgeving kent echter aanzienlijke rechten toe aan werknemers, wat gevolgen heeft voor vrijwilligers. Met name vrijwilligers worden als werknemers beschouwd als zij een regelmatige vergoeding voor hun werk ontvangen. Sinds 2006 heeft dit geleid tot een stortvloed aan rechtszaken aangespannen door individuen of groepen die met ngo's in Darfur hebben samengewerkt of zich als vrijwilliger voor hen hebben ingezet, tegen hun 'werkgever'. Er zijn zelfs gevallen geweest waarin het aanbieden van fatur (een gezamenlijk ontbijt) door de rechter is geïnterpreteerd als een vorm van loonbetaling. Om dit potentiële risico aan te pakken, heeft het HR-team in Soedan nauw samengewerkt met programmapersoneel om procedures te ontwikkelen voor loonbetaling en commissiewerk, inclusief een standaard Memorandum van Overeenkomst (MoU) waarin de verschillende niveaus van vrijwilligerswerk worden beschreven. Bovendien werden sommige medewerkers die als vrijwilligers werden behandeld, maar feitelijk een voltijdbaan hadden (bijvoorbeeld waterpompbedieners), via de standaard wervingsprocedure overgeplaatst naar contracten bij Oxfam.
Gender en kwetsbare groepen
Vrouwen zijn de voornaamste begunstigden, beheerders en gebruikers van water. Zij signaleren problemen mogelijk eerder of hebben een andere kijk op hoe dingen het beste aangepakt kunnen worden. Het is niet vanzelfsprekend dat de belangen van het hele gezin optimaal behartigd worden als de commissie alleen uit mannen bestaat. Toch is het gebruikelijk dat gemeenschappen, bij het vaststellen van de rollen en verantwoordelijkheden binnen een commissie, onbetaalde taken aan vrouwen toewijzen, terwijl de mannen betaald, tijdelijk werk krijgen.
Een bekende oplossing voor dit probleem is om in onze voorstellen of logframes te streven naar 50% vrouwelijke commissieleden. Hoewel gelijke vertegenwoordiging belangrijk is, is het essentieel om verder te kijken dan deze basale kwalitatieve indicator. Anders zouden we bijvoorbeeld kunnen missen dat 8 vrouwen in de commissie 3 dagen per week onbetaald afval opruimen, terwijl 8 mannen voor 10 dollar per dag pijpleidingen graven.
Verschillen in deelname aan commissies naar geslacht gaan verder dan alleen de verdeling van activiteiten; het is belangrijk om de mate van invloed die vrouwen hebben op besluitvorming binnen de commissie in de gaten te houden. Dit is iets dat overwogen en besproken moet worden met verschillende groepen (vrouwen, jongeren, mannen, enz.) bij de oprichting van de commissie en na een evaluatieperiode.
Ervaringen uit de hele wereld tonen aan dat de kwaliteit van een project verbetert wanneer vrouwen actief betrokken zijn bij de besluitvorming: in Somalië – een sterk door mannen gedomineerde samenleving – is een van de criteria voor door Oxfam gesteunde gezondheidscommissies dat vrouwen ten minste 30% van de besluitvormingsposities bekleden. De Keniaanse Waterwet van 2002 vereist eveneens dat 30% van de besluitvormingsposities in Watergebruikersverenigingen (WUA's) door vrouwen wordt bekleed.
In sommige gevallen is het nuttig om aparte vrouwencommissies op te richten, zodat de stem van vrouwen gehoord wordt. Dit kan echter leiden tot verdere marginalisering als alle belangrijke beslissingen worden genomen in een aparte 'mannencommissie' of 'leiderscommissie'. Sterke monitoring- en feedbackmechanismen zijn cruciaal om dit te signaleren.
Kwetsbare groepen in de gemeenschap, zoals ouderen en mensen met een beperking, kunnen ook actieve leden van een commissie zijn, zelfs als ze geen fysiek werk kunnen verrichten zoals bediening en onderhoud. Ze kunnen bijvoorbeeld een belangrijke rol spelen op andere gebieden, zoals financiën of ledenadministratie. Als een commissielid geen zinvolle taak heeft, loopt hij of zij het risico een symbolische aanwezigheid te worden.
Duurzaamheid
Een veelgehoord argument tegen het geven van incentives aan vrijwilligers in comités is dat ze alleen de betrokkenheid stimuleren zolang ze worden uitgedeeld. De deelname neemt af zodra de incentives worden stopgezet (hetzij door veranderingen in de uitvoeringsstrategieën, hetzij nadat de ngo vertrekt), omdat de vrijwilligers het werkelijke belang van hun betrokkenheid niet begrijpen en geen eigen mechanismen hebben ontwikkeld om de duurzaamheid te waarborgen. Het argument suggereert dat de focus moet liggen op het voorlichten van de begunstigden over het belang van de activiteit op de lange termijn en op het ontwikkelen van gemeenschapsgerichte beheerscomités – bijvoorbeeld comités voor de exploitatie en het onderhoud van waterpunten die contributies innen en niet afhankelijk zijn van Oxfam-incentives.
Dit is een terechte overweging voor veel van onze programma's en voor een deel van onze activiteiten (bijvoorbeeld hygiëneactiviteiten op huishoudelijk niveau). In sommige acute noodsituaties streven we echter niet naar 'duurzaamheid'; de noodsituatie zelf is niet duurzaam. De onmiddellijke prioriteit van Oxfam is ervoor te zorgen dat essentiële activiteiten op het gebied van de volksgezondheid plaatsvinden, niet of we activiteiten op korte of lange termijn aan gemeenschappen kunnen 'overdragen'. Dit hangt nauw samen met de eerdergenoemde kwestie van het levensonderhoud en moet per geval worden beoordeeld, waarbij de mogelijkheden voor het ontwikkelen van duurzame activiteiten die gemeenschappen voordelen op lange termijn bieden, worden afgewogen tegen de realiteit van de dynamische, acute noodsituaties.
Motivatie
Zoals te verwachten valt, hebben de individuen en commissies waarmee we samenwerken verschillende motivaties om hun tijd en energie te besteden aan gemeenschapsactiviteiten.
Mogelijke motivaties voor deelname kunnen zijn: altruïsme; gemeenschapszin; de mogelijkheid om de sociale status binnen de gemeenschap te verbeteren; de wens om te leren; het belang van clan- of stamvertegenwoordiging; en de verwachting financiële of materiële beloningen te ontvangen.
Hoewel ons begrip van de uiteenlopende persoonlijke drijfveren vaak beperkt is, is het zeker de moeite waard om dit binnen het team en informeel met vrijwilligers te bespreken: inzicht in hun motivaties zal helpen bij het ontwerpen van een duurzamere, passendere en transparantere commissiestructuur.
Begrotingsproblemen
Zorgen over de beschikbaarheid van budget kunnen de mogelijkheden voor langdurige betrokkenheid van de commissie bij chronische noodsituaties beperken.
Het is duidelijk dat niet elke Oxfam-vrijwilliger dagelijks betaald kan worden. Het betalen van medewerkers voor prioritaire activiteiten (bijvoorbeeld pompbedieners) of op specifieke momenten (zoals een cholera-uitbraak) is echter een optie die een snelle programma-uitvoering kan bevorderen.
De budgettaire gevolgen hiervan hoeven niet buitensporig te zijn, maar het is belangrijk om bij de voorlopige/jaarlijkse budgettering rekening te houden met deze reserve om te voorkomen dat er vertraging optreedt wanneer er tijdelijk personeel nodig is.
Gemeenschappelijke principes
Elk Oxfam-programma is anders; daarom moeten we niet per se dezelfde structuren of werkwijzen toepassen op comités en vrijwilligers in verschillende landen of contexten. Er zijn echter bepaalde principes die, ongeacht de situatie, wel (of in ieder geval) moeten worden toegepast op lokale comités.
coördinatie
De planning en uitvoering van werkzaamheden met commissies moeten duidelijk gecoördineerd worden binnen het Oxfam-programma (bijvoorbeeld met betrekking tot bestaanszekerheid) en met andere ngo's, om te voorkomen dat bepaalde personen overbelast raken en om consistentie te waarborgen. Dit moet onder meer een gezamenlijke overeenkomst omvatten over de selectie, samenstelling en beloning van commissieleden. Er kan ook meerwaarde worden behaald door trainingen en middelen (bijvoorbeeld ontmoetingsplaatsen in de gemeenschap) te delen tussen groepen, en door te leren van andere ngo's over juridische kwesties en traditionele vrijwilligerspraktijken in de gemeenschap.
Om de problemen van inconsistente benaderingen ten aanzien van gezondheidswerkers en WASH-comités tijdens de cholera-epidemie van 2008-09 in Zimbabwe aan te pakken, heeft het WASH-cluster een technische werkgroep opgericht.
Dankzij de samenwerking met WASH-facilitatoren kon snel een reeks richtlijnen voor het cluster worden opgesteld en overeengekomen. Hoewel deze aanbevelingen geen wettelijke basis hadden, moedigden ze ngo's aan om op een gecoördineerde manier met vrijwilligers samen te werken en werden ze gesteund door de belangrijkste WASH-donoren.
Koppeling met bestaande structuren
Het is belangrijk om inzicht te hebben in de lokale praktijk van vrijwilligerswerk en gemeenschapsorganisatie voordat Oxfam-comités worden opgericht. We moeten de bestaande lokale structuren respecteren en waar mogelijk ermee samenwerken, waarbij we kleine aanpassingen voorstellen (bijvoorbeeld om gendergelijkheid en etnische diversiteit te bevorderen) in plaats van geheel nieuwe (concurrerende) groepen op te richten.
In sommige situaties is het mogelijk om samen te werken met de relevante overheidsinstanties en traditionele gemeenschapsgroepen. Dit kan meer kansen bieden voor duurzaamheid, maar moet zorgvuldig worden beheerd in conflictgebieden of politiek gevoelige locaties.
Als onderdeel van de hulpverlening na orkaan Dean in 2007 werkte het programma in Haïti succesvol samen met de lokale overheid (burgemeesterskantoor, gemeentelijke afdelingen en de departementen voor volksgezondheid, water en onderwijs). Dit bevorderde de integratie van de Oxfam-programma's, omdat de autoriteiten evenveel belang hechtten aan bestaanszekerheid en rampenrisicovermindering als aan volksgezondheid.
Selectie van commissies
Er moet zo snel mogelijk een duidelijk en transparant mechanisme voor de selectie van commissieleden worden overeengekomen met de gehele gemeenschap (dus niet alleen met het leiderschap). Het is verleidelijk om simpelweg een lijst met namen van "de gemeenschap" te accepteren, maar als een groep openlijk is geselecteerd, is de kans groter dat deze verantwoording aflegt aan de bredere gemeenschap van begunstigden.
De toolkit van Oxfam voor watergebruikersverenigingen in Kenia noemt de volgende belangrijke kenmerken voor
commissieleden:
- Ze moeten zelf gebruikmaken van de waterbron.
- Zorg dat je voldoende tijd hebt om je met projectzaken bezig te houden.
- Vertrouwd door de gemeenschap.
- Zal nog jarenlang in het dorp blijven.
- Representatief voor verschillende buurten/watergebruikers.
- Hardwerkend.
- Actief.
- Betrouwbaar.
De actieve betrokkenheid van vrouwen en andere kwetsbare groepen, en een eerlijke vertegenwoordiging van verschillende etnische groepen, moeten in een vroeg stadium van het project worden bevorderd en overeengekomen.
Grootte van de commissie: Uit een recent onderzoek onder watergebruikersverenigingen (WUA's) in Turkana, Kenia, bleek dat de gemiddelde commissie uit 15 leden bestond. Verschillende verenigingen telden echter 20 of meer leden, en één vereniging zelfs 40. De conclusie was dat een groot aantal commissieleden geen probleem is, zolang iedereen zijn of haar rol kent en gemotiveerd is om deel te nemen. Als de rollen onduidelijk zijn en mensen het nut of de toegevoegde waarde van hun bijdrage niet inzien, moet er iets veranderen.
Een voorbeeld van een vrijwilligersdatabase is verkrijgbaar bij het team Volksgezondheid in Oxford. Het is goede praktijk om een database bij te houden van leden van de gemeenschap die direct betrokken zijn bij het werk van Oxfam – zowel vrijwilligers in commissies als losse krachten – met details over de vertegenwoordiging in dorpen of kampen, de duur van de vrijwilligersactiviteiten bij Oxfam en eventuele gevolgde trainingen, enz. Dit kan dienen als documentatie en het delen van lessen op het gebied van capaciteitsopbouw, en kan worden gebruikt als hulpmiddel om problemen met het arbeidsrecht te minimaliseren.
Een voorbeeld van een vrijwilligersdatabase is verkrijgbaar bij het team Volksgezondheid in Oxford.
Commissie Focus
Een buurtcomité dat is opgericht of ondersteund door Oxfam richt zich vaak op één belangrijk volksgezondheidsprobleem, zoals water, sanitaire voorzieningen of hygiënebevordering. In dat geval is het
Het is belangrijk dat met deze focus rekening wordt gehouden bij de samenstelling van commissies, om ervoor te zorgen dat de leden de juiste expertise hebben voor het betreffende vraagstuk. Als er specifieke technologieën in het project worden toegepast (bijvoorbeeld zonne-energiepompen of schoolhygiëne), heeft dit invloed op de manier waarop de commissie moet functioneren.
Duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden
De gemeenschap moet betrokken worden bij het bedenken en vaststellen van de rollen en verantwoordelijkheden van de commissieleden en Oxfam bij de uitvoering van het project. Rollen en verantwoordelijkheden moeten worden vastgelegd en doorlopende monitoring kan de prestaties in overeenstemming met de afspraken evalueren. Het vroegtijdig opstellen van een reglement voor de commissie kan de transparantie en het vertrouwen binnen de bredere gemeenschap vergroten en moet de volgende aspecten omvatten (bron: WUA Toolkit):
- Een duidelijk omschreven rol van WUA als instelling (gedefinieerd door een doelstelling) en van de individuele leden waaruit deze bestaat (wie komt in aanmerking voor lidmaatschap).
- Duidelijk omschreven functionarissen en hun rollen (functieomschrijvingen).
- Frequentie van vergaderingen en besluitvorming (aantal mensen dat nodig is om beslissingen te nemen) en besluitvormingsmethode (meerderheidsstemming of unaniem).
- Duidelijk omschreven ambtstermijn (frequentie van verkiezingen).
- Een duidelijk omschreven verkiezingsprocedure waarbij leden zonder dwang kunnen beslissen.
- Verantwoordingsmethoden – financiële procedures, audits, boekhouding, informatie-uitwisseling met watergebruikers.
Misverstanden en onduidelijkheden over rollen en verantwoordelijkheden kunnen meestal worden aangepakt voordat ze grote problemen worden, mits er duidelijke communicatiekanalen zijn en er regelmatig projectvergaderingen plaatsvinden met commissies en projectvrijwilligers.
Een manier om consistentie en een eensluidend begrip van rollen en verantwoordelijkheden te waarborgen, is door het ondertekenen van een Memorandum van Overeenstemming (MoU) of een Overeenkomst (Letter of Agreement, LoA) tussen Oxfam en de gemeenschap. Hierin kunnen de namen van de betrokkenen, de projectdata, de verplichtingen van Oxfam en de commissie, en details over eventuele materialen, stimulansen of vergoedingen die de commissie ontvangt, worden vermeld.
Een voorbeeld van een memorandum van overeenstemming (MoU) is verkrijgbaar bij het team Volksgezondheid in Oxford.
Houd er rekening mee dat een memorandum van overeenstemming in sommige landen een juridisch document is. De formulering moet daarom worden afgestemd met een door Oxfam erkende advocaat voordat het document met de gemeenschap wordt ondertekend. Kopieën moeten in de lokale taal worden vertaald en voorgelezen aan eventuele analfabete commissieleden, zodat zij hun goedkeuring kunnen geven.
Incentives
Het is goede praktijk voor elk Oxfam-project binnen een bepaald gebied (land, staat) om een consistent jaarlijks budget te hanteren voor vergoedingen per lid van de lokale commissie – des te beter als dit bedrag wordt afgestemd met andere ngo's. Door een budget per vrijwilliger af te spreken, worden grote en kleine commissies gelijk behandeld. Dit zorgt voor een consistente aanpak en stimuleert de discussie over en overeenstemming over de hoogte van de vergoedingen tijdens de projectplanning en budgettering.
De budgetpost kan vervolgens worden toegewezen aan verschillende concrete incentives (t-shirts, eten, feestdagen, enz.) op basis van projectplannen en prioriteiten van de gemeenschap.
Vertegenwoordig je de gemeenschap of vertegenwoordig je Oxfam?
Een recent onderzoek in Zuid-Soedan bracht aan het licht dat vrijwilligers die vier jaar eerder T-shirts met Oxfam-logo's als beloning hadden gekregen, nog steeds dachten dat ze "medewerkers" van Oxfam waren! Dit onderstreept het belang van een zorgvuldige selectie en vormgeving van promotiemateriaal: logo's en afbeeldingen moeten primair gericht zijn op de doelstellingen van de gemeenschap en het project; publiciteit voor Oxfam en de donoren is van secundair belang.
Na overleg tussen ngo's over stimuleringsmaatregelen, is het Zimbabwe WASH Cluster tot de conclusie gekomen dat de primaire focus van stimuleringsmaatregelen moet liggen op "het aanmoedigen van vrijwilligerswerk en gemeenschapsverantwoordelijkheid voor de volksgezondheid". Het Cluster adviseerde de volgende opties voor stimuleringsmaatregelen voor "WASH-vrijwilligers" (gedefinieerd als leden van de gemeenschap die enkele uren per week (ongeveer 1 tot 4 uur per week) aan WASH-activiteiten werken):
- Zorg voor t-shirts, petten, regenjassen, paraplu's of andere promotionele artikelen.
- Zorg voor fietsen of andere vervoersmiddelen (bijvoorbeeld via een ngo) om specifieke taken uit te voeren (bijvoorbeeld trainingen).
- Zorg voor lunch/verfrissingen bij specifieke evenementen.
- Zorg voor non-foodartikelen (bijv. zeep, emmers) om goede hygiënepraktijken te demonstreren.
- Overweeg om het schoolgeld te betalen of schoolpakketten voor hun kinderen te verstrekken.
- Bied alfabetiseringslessen aan (of voorzie in een andere door de gemeenschap vastgestelde behoefte).
- Verstrek een vergoeding wanneer ze langer dan een dag buiten hun woonplaats een training volgen.
Volwasseneneducatie als stimulans voor vrijwilligers uit pastorale gemeenschappen, Wajir Drought Preparedness Project, Kenia
De pastorale gemeenschappen in Wajir hebben een zeer laag alfabetiseringsniveau, het aantal docenten voor volwassenenonderwijs is de afgelopen jaren afgenomen en het meeste volwassenenonderwijs vindt nu plaats in steden en kleine centra, waardoor het niet toegankelijk is voor de pastorale gemeenschappen. Tijdens een onderzoek van Oxfam naar de behoeften van de pastorale gemeenschap noemden leden van de gemeenschap het gebrek aan volwassenenonderwijs als een prioritaire behoefte. Oxfam greep deze kans aan om de groep in te zetten als aanjagers van verandering op het gebied van hygiënebevordering.
In deze aanpak werden in 20 dorpen groepen voor volwasseneneducatie opgericht met als doel leren en actie ondernemen – zowel voor het verbeteren van het levensonderhoud als voor het bevorderen van hygiëne. Het is een manier om degenen te belonen die verantwoordelijkheid nemen voor de verbetering van de gezondheid in hun gemeenschap. De volwassenen leren lezen en schrijven voor economische en religieuze doeleinden, maar ook over gezondheidskwesties. Tijdens bijeenkomsten voor volwasseneneducatie leren volwassenen hoe ziekten zich verspreiden en hoe ze deze kunnen voorkomen. Als onderdeel van hun huiswerk maken ze actieplannen. Deze groepen en omgevingen helpen voorheen ongeletterde groepen hun gevoel van machteloosheid te overwinnen door te leren over problemen en kwesties en door kennis op te doen over hoe ze deze kunnen aanpakken.
Capaciteitsopbouw van commissies
Een grondig trainingsprogramma voor commissies en vrijwilligers is essentieel om hen de nodige capaciteit te geven ter ondersteuning van de volksgezondheidsactiviteiten van Oxfam. De trainingsbehoeften moeten in samenwerking met de gemeenschap worden vastgesteld om ervoor te zorgen dat het lesmateriaal relevant is en om deelname te stimuleren.
Ook de opzet van de trainingssessies moet zorgvuldig in overleg met de gemeenschap worden gepland. Zo kunnen 'gecentraliseerde workshops' (waarbij gemeenschappen van verschillende locaties op één plek samenkomen) de deelname van vrouwen ontmoedigen, omdat zij het lastiger vinden om hun huis of dorp te verlaten. Gecentraliseerde workshops trekken bovendien vaak mensen aan die meer geïnteresseerd zijn in reiskostenvergoedingen dan in daadwerkelijk leren!
Om dit probleem aan te pakken, hanteert het Keniaanse programma een stapsgewijze aanpak voor de training van comités. In elk dorp wordt 1 of 2 uur besteed aan het behandelen van één onderwerp tegelijk. De medewerkers keren vervolgens de volgende week of maand terug om te bekijken wat er is gedaan en waarom, en beslissen samen met de gemeenschap of ze doorgaan naar de volgende stap of een herhaling van de vorige sessie nodig hebben.
Het versterken van de capaciteit van commissies is een continu proces en mag niet alleen bestaan uit formele trainingen. Mentoring van commissieleden is belangrijk, en projectbezoeken aan andere commissies kunnen het delen van geleerde lessen bevorderen.
In sommige situaties kan het nuttig (of zelfs noodzakelijk) zijn om commissies te ondersteunen bij de registratie als officiële instantie, bijvoorbeeld onder de nationale waterwetgeving. Dit kan ook bijdragen aan duurzaamheid en transparantie.
Verantwoording
Het is belangrijk ervoor te zorgen dat we commissies niet beschouwen als goedkope arbeidskrachten die Oxfam-activiteiten uitvoeren en zo snel mogelijk onze projectdoelen bereiken. De relatie moet wederzijds zijn, waarbij Oxfam evenveel verantwoording aflegt aan de commissie – door naar hun behoeften te luisteren en onze oplossingen aan te dragen.
Wantrouwen, vertraging en lage participatie kunnen worden voorkomen door mechanismen in te voeren voor betere interactie en feedback over de prestaties van elke partij.
We kunnen de verantwoordingsplicht aanzienlijk verbeteren door tijdig te reageren op zorgen vanuit de gemeenschap en door toezeggingen aan begunstigden binnen de afgesproken termijn na te komen. Te vaak kan slecht presteren op simpele zaken – zoals op tijd verschijnen bij gemeenschapsvergaderingen of het direct leveren van latrineplaten nadat het gat is gegraven – de relaties binnen de gemeenschap ernstig schaden.
Verantwoording kan ook worden bevorderd door de overdracht van materialen of geld aan een commissie in een openbaar forum te laten plaatsvinden – bijvoorbeeld tijdens een projectlancering – om ervoor te zorgen dat de hele gemeenschap een gemeenschappelijk begrip heeft van het programma en op de hoogte is van specifieke donaties van middelen.
Verantwoording afleggen tussen de commissie en de bredere gemeenschap is ook belangrijk. De Oxfam-handleiding voor watergebruikersverenigingen in Kenia suggereert het volgende:
- Om het mandaat te hebben het dorp te vertegenwoordigen, moet de commissie democratisch worden gekozen door de dorpsbewoners (mannen en vrouwen).
- De commissie moet een duidelijke statuten hebben waarin haar verantwoordelijkheden zijn vastgelegd, welke beslissingen zij zelfstandig kan nemen en welke beslissingen aan het dorp moeten worden voorgelegd.
- De commissie mag alleen optreden wanneer zij daartoe een duidelijk mandaat heeft.
- Een commissie moet een vaste ambtstermijn hebben, waarna de leden moeten aftreden of zich opnieuw verkiesbaar moeten stellen.
- Alle financiële gegevens en transacties moeten openbaar en controleerbaar zijn voor andere dorpsbewoners.
- De commissie mag niet vergeten dat zij de bredere gemeenschap dient en verplicht is het dorp altijd op de hoogte te houden van de projectontwikkelingen en te zorgen voor een goede informatiestroom.
Vermijd overbelasting.
Bij projecten is vaak dezelfde groep begunstigden (meestal de meest hoogopgeleiden of invloedrijken) betrokken bij het grootste deel van het werk van Oxfam, zowel betaald als onbetaald. Dit legt onvermijdelijk een grote last op een kleine groep mensen en dreigt middelen en diensten te concentreren op een beperkte, dominante groep.
Het is aan te raden de vrijwilligerstaken breder te verdelen binnen de gemeenschap om de algehele belasting te verlichten. Dit bevordert ook de transparantie, omdat de begunstigden duidelijk kunnen zien welke specifieke taken en voordelen de verschillende vrijwilligerscommissies bieden. Bovendien wordt het verlies voor het project beperkt wanneer hoogopgeleide vrijwilligers uit de gemeenschap vertrekken.
Een mogelijke oplossing om overbelasting te voorkomen, is het bevorderen van de roulering van leden na een bepaalde periode, binnen een sterke commissiestructuur. Dit vereist echter zorgvuldige planning om ervoor te zorgen dat de oorspronkelijke commissieleden niet buitenspel worden gezet en dat er geen tijd verloren gaat met het continu selecteren en opleiden van nieuwe commissieleden. Een andere mogelijke oplossing is om een vast aantal leden na een bepaalde periode te laten aftreden.
In het vluchtelingenkamp Kalma in Zuid-Darfur merkte het team Volksgezondheid na drie jaar interventie een afname in de deelname aan de commissies. Na overleg met de gemeenschap werd duidelijk dat de vrijwilligers van de WATSAN-commissie overbelast waren met de uitvoering van alle volksgezondheidsactiviteiten. Er werd besloten de WATSAN-vrijwilligers op te splitsen in drie groepen, elk gericht op een specifiek onderwerp (water, toiletten, afvalverwerking). Dit verminderde de algehele werkdruk voor de individuen, die bovendien tevredener waren omdat ze de duidelijke resultaten van hun werk konden zien. Ook de bredere gemeenschap was blij met het systeem, omdat ze precies wisten welke vrijwilligers in hun omgeving betrokken waren bij de verschillende diensten, en dus wisten tot wie ze zich moesten wenden als ze een probleem hadden.
Betrek HR erbij
Vanwege de veiligheids-, juridische en programmatische implicaties van het werken met grote aantallen vrijwilligers en oproepkrachten, dienen programmamedewerkers de oprichting van nieuwe commissies of vrijwilligersgroepen te bespreken met de HR-afdeling. Vraag HR om specifieke hulp bij:
- Kennis van de relevante arbeidswetgeving.
- Het ontwikkelen van gedocumenteerde systemen voor het betrekken van vrijwilligers en commissies.
- Het controleren van de huidige groepen tijdelijke werknemers en vrijwilligers en het identificeren van programma- en juridische risico's.
De HR-afdeling moet kwesties met betrekking tot commissies en vrijwilligers met dezelfde nauwkeurigheid, verantwoording en consistentie behandelen als waarmee salarissen en arbeidsvoorwaarden van interne Oxfam-medewerkers worden omgegaan.
Gemeenschapsgerichte monitoring
Gemeenschapscomités kunnen een belangrijke rol spelen bij de participatieve monitoring en evaluatie van programma-activiteiten, naast de directe monitoringprocessen van Oxfam.
In Kenia kunnen commissies hun eigen ontwikkelingsniveau meten door gebruik te maken van een
„Commissiescorekaart‟ (zie achterkant). Deze werd ontwikkeld als een mechanisme om verandering te meten – iets wat Oxfam zonder input vanuit de gemeenschap erg moeilijk rechtstreeks kon doen.
Commissies kunnen ook ondersteuning bieden bij het monitoren van onze gezondheidsactiviteiten: in Zuid-Soedan zijn commissies betrokken bij de identificatie van 'modelhuishoudens' (die beschikken over een schoon erf, een correct gebruik van een afwasrek, een afvalput, een douchegelegenheid en een latrine met handwasgelegenheid). De modelhuishoudens ontvangen een vlag om te tonen, en het systeem heeft de afgelopen twee jaar indrukwekkende resultaten opgeleverd.
Het is belangrijk om te onthouden dat we bij monitoring en evaluatie (M&E) niet te veel gebruik moeten maken van commissies en vrijwilligers. Een breed spectrum van de gemeenschap moet worden geraadpleegd over de voortgang van ons werk om alle problemen te begrijpen. Als we bijvoorbeeld alleen focusgroepen houden met de vrijwilligers die we kennen (misschien omdat die het makkelijkst te organiseren zijn!), zullen deze groepen een vertekend beeld geven van de activiteiten en zullen de deelnemers een onrepresentatief beeld hebben van de hygiënepraktijken.
Contingency Planning
Gemeenschapscomités kunnen een leidende rol spelen bij het waarborgen van de voortzetting van volksgezondheidsprogramma's tijdens perioden van onveiligheid of beheer op afstand. Dit vereist een duidelijke planning vooraf om communicatie- en andere logistieke kanalen op te zetten, evenals specifieke implementatieplannen (➔ Oxfam-briefingdocument over beheer op afstand / beperkte toegang).
Toekomstplan Exitstrategie
De duur van de actieve samenwerking met een buurtcomité vereist zorgvuldige planning aan het begin van elke interventie en moet in dit stadium met de buurt worden besproken en overeengekomen.
Dit is relevant in alle situaties – of het nu gaat om humanitaire hulp op korte termijn, ontwikkelingswerk of langdurige, chronische noodsituaties waarbij we mogelijk jarenlang met commissies samenwerken.
Vaak is de meest haalbare optie voor Oxfam om de directe ondersteuning van een buurtcomité te beëindigen, het integreren van de organisatie in bredere lokale bestuursstructuren.
Het is altijd lastig om de problemen van afhankelijkheid van Oxfam-steun te vermijden en de continuïteit van het comité volledig te waarborgen, maar een duidelijke en consistente exit- of overdrachtsstrategie kan helpen deze problemen aan te pakken.
Scorekaart van de commissie
Dit is een voorbeeldmatrix of scorekaart, ontwikkeld in Kenia voor waterbeheercommissies, die veel van de gangbare principes voor de samenwerking met commissies en vrijwilligers omvat. Deze matrix moet worden aangepast aan het proces en de functie van de betreffende commissie.
| Scorekaart van de commissie waterbeheer | Dorp: | Datum: | ||||
| criteria | Beoordelingsschaal 0 | Beoordelingsschaal 1 | Beoordelingsschaal 2 | Beoordelingsschaal 3 | Score | |
| 1 | De gemeente is geregistreerd onder de Waterwet van 2002 om waterfaciliteiten te beheren. | Geen wettelijke vorm van registratie | WUA is geregistreerd bij het Ministerie van Cultuur en Sociale Zaken. | Geregistreerd bij MoC&SS en bezig met de procedure om waterleverancier te worden. | Wettelijk erkende WSP bij de Water Service Board. | |
| 2 | De commissie komt regelmatig bijeen om kwesties te bespreken die betrekking hebben op het beheer van hun faciliteiten. | Geen geplande vergaderingen, maar we kunnen af en toe bijeenkomen als we gedwongen zijn een probleem op te lossen. | De groep komt regelmatig bijeen, maar vaker reactief als er zich een probleem voordoet. Problemen worden niet goed gedocumenteerd of met de gemeenschap gedeeld. | Er wordt regelmatig vergaderd, er wordt documentatie bijgehouden en gedeeld met de bredere gemeenschap, maar dit kan nog verbeterd worden. | De vergaderingen vinden maandelijks plaats, met een duidelijke agenda en notulen die door de leden kunnen worden ingezien. | |
| 3 | De commissie beschikt over een duidelijk kader dat haar rol definieert en de besluitvorming stuurt. | Er bestaat geen document. | Er bestaan wel statuten of reglementen, maar die worden in de praktijk niet gebruikt. | Er bestaan statuten of reglementen die worden gebruikt, maar die wel herziening/versterking behoeven. | Duidelijke en praktische statuten die de rol van de WUA en de werkwijzen actief definiëren. | |
| 4 | De commissieleden zijn zich bewust van hun rol en gemotiveerd om hun taken uit te voeren. | Leden hebben onduidelijkheid over hun rollen, zijn weinig gemotiveerd en niet actief. | Er is enige onduidelijkheid over de rollen, de deelname van leden is gedeeltelijk en de besluitvorming wordt gedomineerd door een paar individuen. | Leden kunnen hun rol duidelijker uitleggen; de betrokkenheid van de meeste leden blijkt uit hun aanwezigheid en deelname aan de vergaderingen, maar kan nog verbeterd worden. | Schriftelijke beschrijvingen geven een omschrijving van de rol van elke persoon en/of gesprekken met WUA-leden bevestigen dat zij hun rol kennen en gemotiveerd zijn voor de functie. | |
| 5 | WUA is verantwoordelijk voor inkomsten en uitgaven. | Er wordt geen bankrekening bijgehouden en er zijn geen gegevens over inkomsten en uitgaven. Er zijn geen mechanismen om fraude te controleren. | De bankrekening bestaat wel, maar is niet actief. Er worden wel enkele gegevens bewaard, maar deze zijn onvolledig of er worden discrepanties geconstateerd. | Actieve bankrekening met periodieke transacties. De administratie wordt bijgehouden en is over het algemeen geordend, maar analyse is moeilijk en/of informatie is niet openbaar beschikbaar. | De gemeenschap beheert een bankrekening met goedgekeurde tekenbevoegden en een gedetailleerd overzicht van alle transacties. Bankstortingen en -opnames kunnen worden vergeleken met het kasboek, waarin alle inkomsten en betalingen zijn vastgelegd. Dit kasboek is openbaar en kan worden ingezien. Gebruikers kunnen de rekeningen inzien en opvragen, of ze zijn gecontroleerd door een accountant. | |
| 6 | Er is een eerlijke tariefstructuur van kracht, betalingen worden gedaan op basis van contante verkoopbonnen, boekingen worden in het kasboek gemaakt en gecontroleerd aan de hand van de vraag. | Er is geen tariefstructuur en er wordt over het algemeen niet voor water betaald. | Er bestaat wel een watertarief, maar de inning ervan is ad hoc (minder dan 30% van de gebruikers betaalt regelmatig). Er wordt onvoldoende rekening gehouden met de behoeften van de armen en grotere gebruikers/veehouders worden niet ter verantwoording geroepen. | Waterverbruiksheffingen zijn wel geïnd, maar niet correct verantwoord. Er zijn geen kassabonnen uitgegeven en er is geen kasboek bijgehouden. | Waterkosten worden geïnd op basis van bonnen en in de kasboeken geboekt. 75% of meer betaalt voor water, met overeengekomen kortingen voor de meest kwetsbare huishoudens. | |
| 7 | WUA wordt op eerlijke wijze gekozen en vertegenwoordigt daadwerkelijk de belangen van de gemeenschap. | WUA is niet eerlijk gekozen en legt geen verantwoording af aan de gebruikers. | Gebreken in het verkiezingssysteem (bijv. wachtrijen of handopsteking) kunnen de eerlijkheid in gevaar brengen. De ambtstermijn is niet duidelijk gedefinieerd/er worden geen herverkiezingen gehouden. | De leden van de stembus en de WUA worden over het algemeen als representatief beschouwd, maar er zijn enkele gebreken in het verkiezings-/herverkiezingsproces. | Geheime stemming of een systeem dat door de leden als open en eerlijk wordt beschouwd. Vaste termijn met herverkiezingen dienovereenkomstig. | |
| 8 | Gelijkwaardige vertegenwoordiging | Er zijn geen vrouwen vertegenwoordigd in WUA. | Vrouwen zijn wel vertegenwoordigd in de commissie, maar niet actief betrokken bij de besluitvorming. | Ten minste 30% van de leden van de WUA is vrouw, en een van hen bekleedt een bestuursfunctie. Vrouwen zijn actief betrokken bij vergaderingen en hebben invloed op beslissingen. | Een evenwichtige vertegenwoordiging van mannen en vrouwen in de WUA en in de besluitvormingsposities. | |
| 9 | De commissie is zich bewust van haar verantwoordelijkheid om zelfvoorzienend te worden en is in staat haar relatie met de overheid op districtsniveau te verwoorden. | Het dorp is sterk afhankelijk van externe steun voor het functioneren van zijn voorzieningen en doet niets om deze afhankelijkheid aan te pakken. Er is sprake van gebrekkige contacten met belanghebbenden op districtsniveau. | Het comité is zich bewust van zijn verantwoordelijkheid ten aanzien van zelfredzaamheid. | De gemeenschap is zich bewust van haar verantwoordelijkheden en beweegt in de goede richting, maar heeft vaardigheden nodig om haar faciliteiten te beheren en waar nodig externe ondersteuning in te schakelen. | De gemeenschap is zelfredzaam, heeft sterke banden opgebouwd met instellingen in de watersector en is in staat om via reguliere communicatiekanalen te communiceren met en invloed uit te oefenen op besluitvorming op districtsniveau. | |
| 10 | Watergebruikers zijn tevreden over de prestaties van hun commissie. | Algemene ontevredenheid over, of wantrouwen jegens, de commissie. De meerderheid is niet tevreden over de prestaties van de commissie en gelooft niet dat de commissie hun belangen behartigt. | Een minderheid van de gebruikers maakt zich zorgen over het functioneren van de commissie (bijvoorbeeld over verantwoording of oneerlijke praktijken). | De meeste gebruikers zijn over het algemeen tevreden met de commissie, maar ze vinden wel dat er ruimte is voor verbetering. | In een willekeurige steekproef geven 8 van de 10 gebruikers aan vertrouwen te hebben in de verantwoordingsplicht en geloven ze dat WUA hun belangen behartigt. | |
| Opmerkingen: | ||||||
| Actieplan: Welke kwesties moeten de komende 12 maanden worden aangepakt? | ||||||
Meer informatie
Appiah, JO (1999) Duurzame water- en sanitaire commissies, paper gepresenteerd op de 25e WEDC-conferentie. http://wedc.lboro.ac.uk/conferences/pdfs/2 5/069.pdf
IRC (2003) Gemeenschapswater, gemeenschapsbeheer.
Oxfam (2008) Ontwerp-memorandum van overeenstemming voor gemeenschapscomités (opgesteld door het Soedan-programma).
Oxfam (2009) Toolkit voor de training van waterbeheercomités in Kenia (opgesteld door het Kenia-programma).
Oxfam (2009) Aanbevelingen voor de samenwerking met WASH-facilitatoren op gemeenschapsniveau (opgesteld door het Zimbabwe-programma).
Sphere -richtlijnen (2004) Hoofdstuk 1:
Gemeenschappelijke norm 1: Deelname (p. 28-
29) & Hoofdstuk 2: Hygiënebevordering
Standaard 1: Richtlijnen 5 Beheer
Voorzieningen & 6 Overbelasting (p. 62).
Water- en sanitatieprogramma (2001) Waarom sommige dorpscomités voor water en sanitatie beter presteren dan andere: een onderzoek in Karnataka en Uttar Pradesh (India). http://www.wsp.org/UserFiles/file/327200 744509_saybetter.pdf
Richtlijnen voor professionals die werken met gemeenschapsgerichte hulpverleners (2007). http://www.khanya-aicdd.org
medewerkers
De volgende Oxfam-medewerkers hebben waardevolle inzichten en voorbeelden uit hun praktijkervaring aangedragen voor dit informatiedocument:
Margaret Asewe, Mary Atieno Atayo, Andy Bastable, Nicholas Brooks, St. John Day, Martin Samson Etolu, Brian McSorley, Zedak Maithya, Evalyne Nyasani, Marion O'Reilly, Boiketho Matshalaga, Joyce Poggo, Kitumaini Sezibera, James Smith, Vivien Walden.