Kontraktowanie robót inżynieryjnych w zakresie zdrowia publicznego

Wprowadzenie

Celem niniejszego poradnika jest udzielenie porad dotyczących skutecznej realizacji dużych kontraktów budowlanych związanych z pracami inżynierii zdrowia publicznego. Aby zapewnić pomyślny wynik procesu zarządzania kontraktem, należy przestrzegać następujących kluczowych kroków:

• Zaplanowanie pełnego dokumentu kontraktowego
• Zamówienia publiczne – wybór wykonawców w drodze przetargu
• Wdrażanie – doradztwo i nadzór w fazie wdrażania
• Zakończenie – nadzorowanie procesu przekazania

Ważne jest, aby osoba zarządzająca procesem kontraktowym nie tylko przestrzegała kluczowych kroków procesu, ale także ściśle współpracowała z zespołem technicznym projektu, zespołem ds. logistyki, zespołem ds. logistyki w Oksfordzie oraz zespołem doradczym ds. PHE w Oksfordzie.

Celem skutecznego zarządzania kontraktami

Celem skutecznego zarządzania kontraktem jest zapewnienie pomyślnej realizacji dużego kontraktu budowlanego na prace inżynieryjne w zakresie ochrony zdrowia publicznego. 

Umowę należy skonstruować w taki sposób, aby przyczyniała się do dobrych praktyk zarządzania, a przez to do zmniejszenia liczby sporów i usprawnienia ogólnego administrowania i zarządzania procesem realizacji umowy.

Jasno określone cele są ważne w projektach na dużą skalę. Bez jasno określonych celów reakcje na zmieniające się okoliczności mogą prowadzić do niepożądanych zmian w projekcie.

Biorąc pod uwagę, że cykl projektu obejmuje identyfikację, planowanie i projektowanie, wdrażanie i zarządzanie oraz ewaluację, zarządzanie kontraktem jest częścią fazy wdrażania i zarządzania. Mimo to kwestie związane z zarządzaniem dużymi kontraktami na roboty budowlane muszą być w pełni uwzględnione na etapie planowania i projektowania. Innymi słowy, Oxfam musi dokładnie rozważyć, czy z jednej strony dysponuje potencjałem do podjęcia się złożonego projektu budowlanego, a z drugiej strony, czy lokalne warunki pozwalają na pomyślną realizację działań projektowych.

Zazwyczaj możliwości Oxfam zależą od dostępności personelu w całym okresie trwania projektu oraz od tego, czy personel ma wymagane umiejętności, aby zarządzać umową budowlaną zarówno pod względem technicznym, jak i administracyjnym.

Do typowych warunków lokalnych utrudniających prowadzenie działalności należą: brak doświadczonych firm budowlanych, złożoność prac, brak sprzętu, niedostępność niezbędnych materiałów i ograniczenia logistyczne. 

Jeśli warunki są szczególnie sprzyjające, Oxfam powinien rozważyć udział beneficjentów w przypadku działań wymagających dużego nakładu pracy i może zarządzać pracami przy pomocy zasobów wewnętrznych. Jeśli warunki są niekorzystne, Oxfam prawdopodobnie zatrudni zewnętrznych konsultantów, przyzna kontrakty międzynarodowe, a nawet wybierze alternatywne rozwiązania zamiast budowy.

Kluczowe kroki w skutecznym zarządzaniu kontraktami

Rozważmy kluczowe etapy prac budowlanych: 

Krok 1 – Planowanie

1. Wcześniejsze planowanie, dobrze zdefiniowane procedury i protokoły mogą zapobiec słabej realizacji projektu. Planowania wymaga nie tylko sam proces projektowy, ale także poszczególne działania wchodzące w jego skład. Procedury i protokoły odnoszą się do systemów wdrożonych w celu radzenia sobie z powtarzającymi się problemami (takimi jak zamawianie materiałów). Samo wdrożenie takich systemów nie wystarczy – wszyscy muszą wiedzieć, że istnieją i jak z nich korzystać.
2. Czynniki sezonowe muszą być brane pod uwagę w przypadku wszystkich projektów, ponieważ niektóre czynności można wykonywać tylko w określonych porach roku.
3. Sprawdź, czy proponowany projekt techniczny został opracowany przez zespół techniczny projektu we współpracy z lokalnymi partnerami, takimi jak wydziały robót publicznych, wydziały wodne i inne odpowiednie podmioty rządowe.
4. Przeanalizuj „model kontraktowy” wymagany przez Darczyńcę, lub wigoru w kraju, w którym prace będą realizowane. Sprawdź, czy proponowana umowa jest odpowiednia; jeśli nie, zaproponuj inne, bardziej odpowiednie formaty, takie jak standardowe umowy wykorzystywane przez Bank Światowy lub Europejski Fundusz Rozwoju i dostosowywane do konkretnego kontekstu.
   LINK: szczegóły umów standardowych http://www.oxfam.org.uk/contracting_out (lub intranet) 
5. oszacowanie ilości różnych prac należy obliczyć tak dokładnie, jak to możliwe, ponieważ zminimalizuje to Zmiany do umowy i zamówienia wariantowe. To samo dotyczy analiza stawekPrace te należy wykonywać w ścisłej współpracy z zespołem technicznym projektu.
6. Weź Poufny kosztorys aby mieć pewność, że podana cena mieści się w rozsądnym przedziale.
7. Podczas szacowania czas ukończenia projektu, A harmonogram realizacji projektu należy być przygotowanym i uwzględnić wszystkie czynniki, które mogą opóźnić projekt. rejestr ryzyka Jakie podejście można rozważyć? Prace te powinny być prowadzone w ścisłej współpracy z zespołem technicznym projektu, ponieważ będą oni odpowiedzialni za bieżący nadzór nad pracami.
   LINK: szczegóły niektórych standardowych szablonów harmonogramów i rejestrów http://www.oxfam.org.uk/contracting_out (lub intranet)
8. Należy podjąć decyzję, czy korzystać wyłącznie z usług wykonawców krajowych, czy też z połączenia usług krajowych i lokalnych, biorąc pod uwagę podejście Oxfam do pracy w sektorze PH, oparte na społeczności lokalnej. Konsultacje takie powinny być prowadzone we współpracy ze wszystkimi głównymi podmiotami.
9. Dokument umowy, który zawiera głównie warunki umowy, gwarancja bankowa, wykazy ilościowe (BOQ), Specyfikacje oraz Rysunki Należy je przygotować w ścisłej współpracy z zespołem technicznym projektu, uwzględniając lokalne normy i inne wymogi prawne. Klauzule będą obejmować finansowe, administracyjne oraz technical W miarę możliwości należy zaplanować lub uwzględnić w ogólnym kosztorysie badania jakości, zarówno w gestii Wykonawcy, jak i Oxfam.

10. Przygotowując warunki umowy, należy uwzględnić lokalne przepisy i regulacje (w tym kwestie podatkowe); przed jej sfinalizowaniem należy skonsultować się z działem logistyki i finansów. Konieczne może być skonsultowanie się z prawnikiem (lokalnym lub międzynarodowym), aby upewnić się, że dokumentacja jest rzetelna pod względem prawnym.
11. Należy podjąć decyzję o walucie roboczej (walucie lokalnej, USD, EUR lub GBP), która będzie używana w dokumentach kontraktowych. Decyzja ta zostanie podjęta zgodnie z lokalną praktyką.
12. Rodzaje finansów i wyników gwarancji powinny być określone w zależności od norm obowiązujących w kraju, w którym mają być wdrażane prace PH.
13. Umowa powinna zostać sporządzona z uwzględnieniem roli i obowiązków wszystkich stron w każdej sytuacji (np. co się stanie, gdy Wykonawca nie wywiąże się z umowy? Kiedy Oxfam powinien zapłacić? Jaką odpowiedzialność ponosi Oxfam wobec właściciela gruntu? Kto może prawnie reprezentować strony? Kto potwierdza zgodność techniczną prac?).
14. Należy ściśle skonsultować się z ostatecznym właścicielem, wydziałami robót publicznych, wydziałami wodnymi i innymi właściwymi podmiotami rządowymi oraz włączyć je w przygotowywanie dokumentów kontraktowych.

Krok 2 – Zamówienia – Wybór wykonawcy w drodze przetargu:

1. Traktowanie wszystkich Oferentów równo jest kluczowym elementem procesu przetargowego. Na przykład, niezwykle ważne jest, aby te same informacje dotarły do ​​wszystkich Oferentów w tym samym czasie. Komunikacja pisemna powinna być preferowana nad ustną, nieformalną formą komunikacji.
2. Prace powinny zostać poddane przetargowi, a Kierownik Kontraktu powinien udzielić porad dotyczących procedury przetargowej, którą należy zastosować. Darczyńcytakie jak UE, mogą mieć własne wytyczne dotyczące przetargów; w takim przypadku należy uzyskać kopie tych wytycznych.
3. Pierwszy kontakt z firmami budowlanymi odbywa się poprzez zaproszenie (przetarg ograniczony) lub ogłoszenie publiczne (przetarg nieograniczony) Oferenci brać udział odpowiednio w ćwiczenie kwalifikacyjne or otwarty proces przetargowy.
4. Dokumentacja przetargowa powinna szczegółowo wyjaśniać projekt. W razie potrzeby można zorganizować spotkania przed przetargiem, aby zapewnić, że wszyscy zainteresowani Oferenci otrzymają dokładnie te same informacje.
5. Oferta powinna uwzględniać mechanizmy zakupu, o ile takie istnieją, dużych materiałów budowlanych (np. dużych rur wodociągowych, generatorów, pomp zatapialnych itp.), zwłaszcza jeśli wymagane są zamówienia międzynarodowe. Oferta powinna jasno określać, czy w procesie zamówień konieczna będzie współpraca rządu, Oxfam lub stron trzecich (np. w zakresie podatków importowych).
6. Panel przeprowadza proces selekcji, stosując szereg wcześniej ustalonych kryteriów.

7. Wykonawca zostanie starannie wybrany na podstawie złożonej przez niego zapieczętowanej oferty lub innych istotnych faktów. Istotne okoliczności, które nie wynikają z oferty, mogą zostać uwzględnione przez Zespół w Raporcie z Oceny Oferty (np. wcześniejsze doświadczenia z Oxfam lub innymi organizacjami, o których nie wspomniał Oferent). Czynniki nieuwzględnione w Raporcie z Oceny Oferty nie mogą mieć wpływu na wybór. Wybór musi zostać oparty na: obiektywny, uzasadniony fakty.
8. W procesie wyboru powinni brać udział ostateczny właściciel, wydziały robót publicznych, wydziały wodne, inne podmioty rządowe i/lub inne kluczowe strony zainteresowane.

9. Po zakończeniu procesu selekcji, z Wykonawcą zostaną zawarte umowy dotyczące najlepszych mechanizmów zakupu głównych materiałów budowlanych (np. dużych rur wodociągowych, generatorów, pomp zatapialnych itp.), zwłaszcza jeśli wymagane są zamówienia międzynarodowe, a takie materiały nie są dostępne lokalnie lub w kraju. Ostateczny właściciel powinien być w pełni zaangażowany w proces zakupu, ponieważ może to pozwolić uniknąć ceł importowych.

Krok 3a – Wdrażanie, w fazie budowy

1. W przypadku odchyleń od pierwotnych planów w terenie, należy sporządzić zlecenie zmiany, wyjaśniające ich przyczyny. Następnie musi ono zostać zatwierdzone przez Kierownika Kontraktu we współpracy z Zespołem Technicznym projektu i innymi kluczowymi podmiotami. Wizyty w terenie w celu weryfikacji faktów mogą być konieczne.
2. Wszystkie warunki umowy muszą zostać w pełni uzgodnione, przeanalizowane i starannie przestrzegane zarówno przez Zleceniodawcę, jak i Wykonawcę.

3. Ścisła współpraca między Wykonawcą, Oxfam GB i ostatecznym Właścicielem jest niezwykle ważna i należy dołożyć wszelkich starań, aby zapewnić dobre relacje robocze między nimi. Kierownik Kontraktu może również potrzebować kontaktu z kluczowymi Darczyńcami w zakresie procesu zarządzania kontraktem. Ważne jest jednak, aby jasno określić kanały komunikacji między podmiotami niebędącymi sygnatariuszami kontraktu. Zasadniczo informacje zewnętrzne, prośby lub skargi powinny być przekazywane przez Kierownika Kontraktu, zanim trafią do Wykonawcy.
4. Osobie zarządzającej pracami zdecydowanie zaleca się korzystanie z rejestru robót, z ponumerowanymi i ewentualnie wielowarstwowymi stronami. Rejestr powinien być prowadzony przez osobę zarządzającą, w którym można zapisywać uwagi, ostrzeżenia, podjęte decyzje i inne informacje podczas wspólnych wizyt monitorujących (Kierownik + Technik + Wykonawca). Można rejestrować nawet sprzeciwy. Osoby upoważnione do wpisywania uwag do rejestru powinny być wyraźnie oznaczone, na piśmie, w rejestrze.
5. W przypadku, gdy Wykonawca nie wywiąże się z warunków umowy, Kierownik Kontraktu musi doradzić w zakresie niezbędnych kroków, które należy podjąć, aby ułatwić pracę Wykonawcy. W takim przypadku Kierownik Kontraktu może być zobowiązany do zapewnienia wsparcia zespołowi technicznemu projektu lub zaplanowania wizyt wsparcia w terenie.
6. Kierownik Kontraktu musi koordynować techniczne, finansowe i prawne aspekty działań. Powinien pozostawać w stałym kontakcie z Ekspertami Technicznymi, aby zapewnić, że realizacja prac jest zgodna z aspektami technicznymi uzgodnionymi w umowie.

Krok 3b – Reakcja na problemy związane ze słabą wydajnością

W przypadku niezadowalającego postępu prac, z powodu złego wykonania prac przez Wykonawcę lub siły wyższej, w umowie powinny zostać przewidziane pewne środki zaradcze, takie jak:

• wstrzymanie prac,
• potrącenie roszczeń Wykonawców z roszczeniami Oxfam GB,
• płatności wstrzymujące,
• odrzucenie ostatecznego raportu technicznego i żądanie sporządzenia nowego raportu,
• egzekwowanie kar finansowych,
• egzekwowanie należności,
• powierzenie wykonania niewykonanych robót osobom trzecim na koszt Wykonawcy,
• przejęcie gwarancji finansowych,
• rozwiązanie umowy.

Krok 4 – Zakończenie

1. Płatności są zazwyczaj planowane po ukończeniu uzgodnionego procentu wykonanych prac lub po osiągnięciu najważniejszych etapów budowy. Świadectwa ukończenia muszą zostać podpisane przed dokonaniem tych płatności. Dotyczy to zarówno częściowych osiągnięć (tj.: zaświadczenie o odbiorze tymczasowym) i zakończenie prac (tj.: certyfikat ukończenia studiów).

2. Przed wydaniem ostatecznego certyfikatu ukończenia, Kierownik Kontraktu powinien sprawdzić wszystkie prace wspólnie z Zespołem Technicznym Projektu, Wykonawcą i ostatecznym Właścicielem. Dopiero po zakończeniu procesu inspekcji świadectwo ukończenia studiów końcowych zostać wydane. Wszelkie badania zaplanowane w umowie powinny być przeprowadzone w obecności wyżej wymienionych stron. Strony te muszą podpisać raport(y) z wynikami badań i załączyć je do certyfikatu ukończenia.
3. Po zakończeniu prac niektóre zobowiązania umowne nadal pozostają nierozstrzygnięte przez pewien czas (np.: retencje, gwarancje, ostateczne rozliczenie itp.). Kierownik Kontraktu powinien zapewnić ich prawidłowe rozliczenie.
4. Ostatecznemu właścicielowi prac można powierzyć odpowiedzialność za kontakt z wykonawcą w kwestiach takich jak: pieniądze retencyjne oraz wszelkie niezbędne prace naprawcze i konserwacyjne w trakcie Okres gwarancjiMenedżer ds. kontraktów powinien doradzać Właścicielowi w zakresie sposobów wdrażania tej strategii.
5. Kierownik ds. kontraktów powinien doradzać w sprawie przekazać procesu i wydania ostatecznego certyfikatu ukończenia.
6. Przekazanie jest trójstronne: Wykonawca przekazuje obiekty Oxfam; Oxfam przekazuje obiekty Właścicielowi. Bardzo ważne jest zapewnienie odpowiedzialności Oxfam i Właściciela w odniesieniu do rozliczeń ostatnich płatności, gwarancji i zatrzymań. Należy dołożyć wszelkich starań, aby spełnić oczekiwania Właściciela co do jakości prac (na wszystkich etapach umowy, a proces ten rozpoczyna się przed zawarciem umowy / określeniem jakości prac) oraz osiągnąć oczekiwane cele projektu.
7. Zdecydowanie zaleca się, aby w dokumentach przekazania nieruchomości zwrócić się do Właściciela z prośbą o potwierdzenie pełnej satysfakcji z wykonanych prac.

Role i obowiązki personelu Oxfam

Zazwyczaj w procesie zawierania umów uczestniczą w taki czy inny sposób następujący pracownicy Oxfam, a każdy z nich może pełnić funkcję Kierownika Kontraktu:

Kierownik Programu Krajowego
Główna rola	Główna odpowiedzialność
Prawnie odpowiedzialny za OGB w kraju.	Odpowiada prawnie i finansowo, a także nadzoruje cały personel OGB.

Menadżer Projektu
Główna rola	Główna odpowiedzialność
Nadzór nad personelem projektu i zarządzanie projektem	Odpowiedzialność budżetowa

Inżynier zdrowia publicznego
Główna rola	Główna odpowiedzialność
Nadzór techniczny	Projekty i specyfikacje techniczne. Raporty techniczne osiągnięć robót.

Kierownik/Oficer ds. logistyki
Główna rola	Główna odpowiedzialność
Nadzór techniczny	Zarządzanie przetargami

Kierownik/Oficer finansowy
Główna rola	Główna odpowiedzialność
Nadzór finansowy	Płatności

Umiejętności i kompetencje wymagane od Menedżera Kontraktów 

• Odpowiednie kwalifikacje w dziedzinie związanej z zarządzaniem kwestiami prawnymi, administracyjnymi, technicznymi i finansowymi.
• Preferowane jest co najmniej dwuletnie doświadczenie praktyczne w zarządzaniu dużymi przetargami w krajach rozwijających się.
• Udowodnione doświadczenie praktyczne w zarządzaniu dużymi kontraktami w krajach rozwijających się.
• Dobra znajomość zasad udzielania zamówień publicznych przez Darczyńców.
• Świadomość podejść opartych na społeczności. 
• Zdolność do przedstawiania zwięzłych raportów, czasami w krótkim czasie, odzwierciedlających problemy i możliwe rozwiązania konkretnych sytuacji.
• Dyplomacja, takt i umiejętności administracyjne niezbędne do współpracy z osobami na stanowiskach kierowniczych, a czasami również na wyższych stanowiskach rządowych. Kandydat powinien również swobodnie komunikować się z lokalnymi mieszkańcami. 
• Dobrze rozwinięte umiejętności interpersonalne i pracy zespołowej oraz udowodniona zdolność do elastycznego działania w wymagających sytuacjach.
• Wyrażamy zrozumienie dla celów i zadań organizacji Oxfam oraz polityki Oxfam dotyczącej równych szans i równości płci. 

Rodzaje umów

Przypomnienie różnych rodzajów umów:

UMOWA DOSTAW = obejmuje zakup, leasing, wynajem lub sprzedaż ratalną, z opcją lub bez opcji zakupu produktów.

UMOWA O ROBOTY = obejmuje wykonanie budynków lub innych tego typu obiektów inżynierii lądowej i wodnej.

UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG = obejmuje pomoc techniczną, badania i występy, które nie obejmują dostawy towarów i realizacji robót.

Rozmiary kontraktu 

W przypadku dużych kontraktów na roboty budowlane, należy rutynowo konsultować się z prawnikiem Oxfam GB w Oksfordzie, aby zapewnić Oxfam jak najpełniejszą ochronę przed pozwami sądowymi. „Duża umowa na roboty budowlane” może oznaczać każdą umowę o wartości przekraczającej 100 000 GBP . Z działem prawnym Oxfam GB można skontaktować się w każdej sprawie związanej z umową, pisząc na adres e-mail:

Zespół prawny – adres e-mail

Podjąć kroki prawne?

Umowa jest dokumentem prawnym i w razie sporów, spory takie będą rozstrzygane zgodnie z prawem.

Umowy zazwyczaj określają, które prawo jest właściwe w przypadku sporów; najprawdopodobniej jest to prawo miejsca, w którym zobowiązanie musi zostać spełnione. Jest to dość jasne w przypadku umowy o roboty budowlane, ale może być mniej precyzyjne w przypadku umowy o dostawy. W takim przypadku prawem właściwym jest zazwyczaj prawo kraju zamieszkania strony zobowiązanej do świadczenia usługi.

Decyzja o wniesieniu pozwu na drodze sądowej należy do najwyższych szczebli Oxfam. W rzeczywistości postępowanie sądowe może trwać znacznie dłużej niż czas obecności pracowników Oxfam w kraju i wymagać znacznych nakładów pracy. Jednocześnie Oxfam GB przeznacza swoje zasoby na rzecz Beneficjentów i nie może zrzec się swoich roszczeń.

Bez względu na to, jaka decyzja zostanie podjęta w tej sprawie, obowiązkiem Kierownika Kontraktu jest dopilnowanie, aby wszystkie fakty, w każdym momencie, zostały właściwie udokumentowane, a sama dokumentacja została złożona. 

Więcej informacji 

PRAKTYCZNY PRZEWODNIK PO UMOWACH INŻYNIERYJNYCH I BUDOWLANYCH, Notatki z seminarium, London Business School (2003).

Podręcznik zamówień logistycznych Oxfam GB (2008).

Terminologia

Właściciel	Kto ma prawo własności (np. do gruntu budowlanego)
Zamawiający – Zleceniodawca	Podmiot udzielający zamówienia
Kontrahent	Kto zawarł z Zamawiającym umowę o podjęciu działalności w zamian za świadczenie finansowe
Główny wykonawca	Wykonawca odpowiedzialny za wykonanie robót, a także nadzór i całościową koordynację
Podwykonawca	Wykonuje prace i/lub dostarcza Wykonawcy usługi/dostawy zgodnie z upoważnieniem OGB
Inżynier rezydent	reprezentuje interesy Właściciela w fazie budowy
Kierownik kontraktu	zarządza kontraktem
Inwestor	oblicza wykonane prace i wydaje instrukcje Wykonawcy
Inspektor	przygotowuje rysunki określające istniejące warunki i granice terenu
Inspektor nadzoru	przyczynia się do sporządzenia poufnego kosztorysu i rozliczenia wykonanych robót
Kierownik robót	Kontroluje prace, jakość materiałów itp. podczas budowy. Często przebywa na miejscu budowy.
ogłoszenie o przetargu	publiczne zaproszenie (ogłoszenie) Zamawiającego do składania ofert na wykonanie określonego świadczenia
gwarancja przetargowa – wadium – zabezpieczenie przetargowe	Gwarancja bankowa, weksel bankowy, czek potwierdzony lub nieodwołalna akredytywa wystawiona przez bank lub towarzystwo ubezpieczeniowe. Płatna Zamawiającemu, gdy Oferent wycofa swoją ofertę po terminie składania ofert. Zazwyczaj stanowi niewielki procent poufnego kosztorysu. Zwalniana po podpisaniu umowy i wystawieniu gwarancji należytego wykonania.
gwarancja zaliczki – zabezpieczenie zaliczki	Gwarancja bankowa, weksel bankowy, czek potwierdzony lub nieodwołalna akredytywa wystawiona przez bank lub towarzystwo ubezpieczeniowe. Płatna Zamawiającemu, gdy Wykonawca nie wywiąże się ze swoich zobowiązań po otrzymaniu zaliczki. 100% zaliczki. Zwolnienie po wykonaniu pracy, wycenione na 100% zaliczki.
gwarancja wykonania – gwarancja wykonania	Gwarancja bankowa, weksel bankowy, czek potwierdzony lub nieodwołalna akredytywa wystawiona przez bank lub towarzystwo ubezpieczeniowe. Płatna Zamawiającemu, gdy Wykonawca nie wywiąże się ze swoich zobowiązań po otrzymaniu zaliczki. Zazwyczaj 10% wartości umowy. Zwalniana wraz z ostatecznym wyciągiem z konta.
gwarancja zatrzymania – kaucja za zatrzymanie	Gwarancja bankowa, weksel bankowy lub czek potwierdzony, lub nieodwołalna akredytywa wystawiona przez bank lub towarzystwo ubezpieczeniowe, gdy Wykonawca żąda zapłaty ostatecznej kwoty zatrzymania. Płatne Zamawiającemu w momencie, gdy zatrzymanie miało zostać zwolnione. 100% ostatecznej kwoty zatrzymania.
retencja	Kwota potrącana, zazwyczaj w formie gwarancji, z każdej płatności okresowej należnej Wykonawcy. Płatna Zamawiającemu, gdy Wykonawca nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań w trakcie konserwacji. Zazwyczaj 10% każdej raty.
zaświadczenie o odbiorze wstępnym – zaświadczenie o ukończeniu wstępnym	zaświadczenie o wykonanych i odebranych przez Zamawiającego pracach
Certyfikat ukończenia studiów końcowych	Zaświadczenie o ukończeniu robót. Na tym etapie cały teren budowy jest zazwyczaj przekazywany Zamawiającemu.
okres konserwacji	Okres, w którym Wykonawca musi usunąć każdą wadę robót. Okres ten rozpoczyna się od daty otrzymania protokołu odbioru robót.
rejestr miejsca pracy	Dokument zatwierdzony przez Kierownika Projektu; zawiera listę wszystkich działań na placu budowy i instrukcji dla Wykonawców w kolejności chronologicznej. Może również zawierać dodatkowe raporty, takie jak Rejestr Dostępu do Placu Budowy.
wariacja – zmiana zamówienia	Zmiany w zakresie prac zatwierdzone przez Przedstawiciela Zamawiającego. Takie zmiany nie były przewidziane w zadaniach pierwotnie powierzonych Wykonawcy. Wykonawca jest zazwyczaj zobowiązany do ich wykonania po cenie określonej w pierwotnym przedmiarze robót, chyba że przekraczają one określony limit (zwykle 15%). W przypadku przekroczenia limitu Strony mogą uzgodnić nowe ceny.
rysunek powykonawczy	rysunek sporządzony po zakończeniu budowy, opisujący faktyczną budowę
uzupełnienie	dokument modyfikujący warunki umowy
ostateczne zestawienie rachunku	wydany jakiś czas po ostatecznym zaświadczeniu o ukończeniu prac, dokument ten potwierdza kwoty należne za całkowite uregulowanie wszystkich aspektów finansowych
Pełnomocnictwo	oświadczenie określające, kto może działać w imieniu spółki
SPECYFIKACJA	Dane techniczne i wydajnościowe.
Poufny kosztorys	Ocena kosztów, które prawdopodobnie wiążą się z daną działalnością. Służy jako punkt odniesienia przy ocenie ofert.
Certyfikat wizyty na miejscu	oświadczenie o przeprowadzeniu przez Oferenta przeglądu terenu budowy
Cennik ilościowy	lista materiałów potrzebnych do budowy z indywidualnymi kosztami