Sodelovanje z odbori skupnosti

Uvod

Močna udeležba skupnosti, ki se pogosto izvaja prek skupin upravičencev ali odborov, je hrbtenica Oxfamovega pristopa k programom javnega zdravja. Omogoča načrtovanje, izvajanje in spremljanje projektov, ki jih vodi skupnost, ter spodbuja sodelovanje in odgovornost. Sodelovanje z odbori nam omogoča tudi učinkovito delo z velikimi populacijami in nadaljevanje dejavnosti, kadar prisotnost osebja na terenu ni varna ali praktična.

Namen tega informativnega dokumenta je ozaveščati vodstvo in programsko osebje o vprašanjih, povezanih z odbori skupnosti, ter spodbujati doslednost pri načrtovanju, proračuniranju, izvajanju in spremljanju dejavnosti z odbori in prostovoljci.

V oceni odborov za vodo in sanitarije v Indiji so bile kot ključne značilnosti odborov, povezane z uspehom projekta, izpostavljene preglednost, sodelovanje, vključenost in odgovornost. Med njimi se je preglednost izkazala za najpomembnejšo značilnost odborov. Ugotovljeno je bilo, da več članov skupnosti, ki so razumeli projekt v smislu financ, delovanja odbora in izbora članov odbora, je imelo več možnosti za uspeh. (WSP, 2001)

Ključne ugotovitve

Usklajenost

Ad hoc ali neusklajen pristop k delu z odbori lahko privede do škodljivih neskladij med različnimi projektnimi lokacijami ali med programskimi sektorji. Do neskladij lahko na primer pride, če nekatere dejavnosti izvajajo plačani (priložnostni) delavci, druge pa prostovoljci. Tudi ravni in vrste »spodbud« (denar, hrana, oblačila ali drugo blago, ki se včasih prejmejo člani odbora za spodbujanje sodelovanja) se lahko med projekti precej razlikujejo.

Vpliv teh nedoslednosti se poveča, če upoštevamo različne politike sodelovanja skupnosti med različnimi nevladnimi organizacijami in agencijami ZN. Medagencijske razlike resno škodujejo odnosu med skupnostmi, lokalnimi oblastmi in nevladnimi organizacijami ter lahko povzročijo varnostna tveganja za terensko osebje.

Kenijski program je ugotovil, da čeprav so nevladne organizacije že desetletja vključene v usposabljanje skupnosti in razvoj odborov v državi, je bilo malo ali nič dokumentacije o postopkih, ki so jih izvajale različne agencije, niti o dejanski vsebini usposabljanja. Zaradi tega ni bilo mogoče vedeti o kakovosti opravljenega dela, kar je povzročilo nedoslednosti in prekrivanja med nevladnimi organizacijami. Da bi to odpravili, se je ekipa za javno zdravje posvetovala z drugimi nevladnimi organizacijami in vladnimi strukturami, da bi določila strategije in gradiva za krepitev zmogljivosti odborov skupnosti. Rezultat je skupen pristop nevladnih organizacij k delu z odbori in okvir/nabor orodij za usposabljanje za uporabo v celotnem sektorju.

Preživetje

Dobro je znano, da so možnosti za ustvarjanje dohodka za upravičence omejene. Ko prostovoljci odbora namenijo čas dejavnostim javnega zdravja, lahko to vpliva na njihovo sposobnost zaslužka.

Osebje pogosto domneva (ali priporoča), da so dejavnosti Oxfama v korist skupnosti; zato bi morali prostovoljci za svoj trud prejemati plačilo od drugih članov skupnosti. Vendar pa je treba to idealno rešitev uravnotežiti s pomanjkanjem možnosti za preživetje, občutljivo dinamiko skupnosti (etnično, politično itd.) in nujno potrebo po izvajanju dejavnosti javnega zdravja za določene skupine (npr. novo prišleke).

Skupnostim je treba poudariti pomen sodelovanja in že od samega začetka programa je treba jasno razumeti, da bodo vedno obstajale dejavnosti, ki jih morajo upravičenci opraviti sami: to je veliko lažje, če je skupnost v zasnovo programa vnesla smiseln prispevek.

Poenostavljena rešitev za vprašanje preživetja, ki se včasih predlaga, je vključitev prostovoljcev odborov kot upravičencev projektov za preživetje. S tem se tvega, da se spregledajo najranljivejši v skupnosti, in zamegli fokus prostovoljnega prispevka k dejavnostim javnega zdravja. O tem bi bilo treba razmisliti le, če so določena zelo jasna merila za upravičence/prostovoljce, ki so dogovorjena s skupnostjo.

V Beniju (DR Kongo) je bil razvit postopek vključevanja upravičencev do preživetja kot prostovoljcev v javnem zdravstvu, ki je omogočil pozitivno vključevanje gostiteljskih skupnosti skupaj z notranje razseljenimi osebami. Za zagotovitev učinkovitosti je ekipa določila objektivna in pregledna merila ranljivosti za izbor prostovoljcev, kot so ljudje iz gospodinjstev, ki jih vodijo ženske, ali prisotnost kronično bolnih ljudi v domu.

Pravne težave

Nacionalna zakonodaja, ki ureja pravice zaposlenih in odgovornosti delodajalcev, lahko prostovoljcem in odborom daje znatne pravice. V nekaterih državah se „prostovoljci“ v pravnem smislu obravnavajo kot zaposleni, če za svoje delo prejemajo redno plačilo, četudi gre le za tedenski čaj in sladkor.

Glede na število prostovoljcev, ki delajo z Oxfamom, in ključno potrebo po njihovih prostovoljnih prispevkih je treba pravne obveznosti obravnavati z najvišjo prioriteto.

Program za Darfur se od leta 2003 za izvajanje bistvenih dejavnosti javnega zdravja zanaša na delo več kot 2,000 prostovoljcev iz skupnosti. To sodelovanje v odboru je bil na splošno pozitiven proces, ki so ga skupnosti dobro sprejele, in je prinesel impresivne rezultate. Vendar pa sudanski zakon o delu daje zaposlenim precejšnje pravice, kar ima posledice za prostovoljce v skupnosti. Prostovoljci se še posebej obravnavajo kot zaposleni, če za svoje delo prejemajo redno plačilo. To je od leta 2006 privedlo do številnih sodnih postopkov, ki so jih posamezniki ali skupine, ki so delali z nevladnimi organizacijami v Darfurju ali so se prostovoljno ukvarjali z njimi, vložili proti svojemu "delodajalcu". Obstajali so celo primeri, ko so sodišča zagotavljanje faturja (skupnega zajtrka) razlagala kot plačilo zaposlenim. Da bi obravnavali to potencialno tveganje, je kadrovska ekipa v Sudanu tesno sodelovala z osebjem programa pri razvoju postopkov za nagrajevanje in delo v odboru, vključno s standardnim memorandumom o soglasju, ki opisuje ravni vključenosti prostovoljcev. Poleg tega so bili nekateri zaposleni, ki so bili obravnavani kot prostovoljci, vendar so dejansko opravljali delo s polnim delovnim časom (npr. oskrbniki vodnih črpalk), prek standardnega postopka zaposlovanja premeščeni na pogodbe Oxfam.

Spol in ranljive skupine

Ženske so glavne upravičenke, upravljavke in uporabnice vode. Morda se težav zavedajo že prej ali pa imajo drugačen pogled na to, kako jih najbolje doseči. Ni mogoče domnevati, da bodo interesi celotne družine optimizirani, če bo odbor sestavljen samo iz moških. Vendar pa je pri določanju vlog in odgovornosti odbora običajno, da skupnosti neplačane naloge dodelijo ženskam, medtem ko moški dobijo plačano občasno delo.

Znana rešitev te težave je, da naši predlogi ali logični okviri ciljajo na 50 % članov odbora, ki so ženske. Čeprav je enaka zastopanost pomembna, je ključnega pomena pogledati dlje od tega osnovnega kvalitativnega kazalnika. Sicer bi lahko spregledali na primer, da 8 žensk v odboru 3 dni na teden neplačano čisti trdne odpadke, medtem ko 8 moških koplje cevovode za 10 dolarjev na dan.

Razlike v sodelovanju v odborih glede na spol segajo dlje od segregacije dejavnosti; pomembno je spremljati stopnjo vpliva žensk na odločitve odbora. To je nekaj, kar je treba upoštevati in razpravljati z različnimi skupinami (ženskami, mladimi, moškimi itd.) ob ustanovitvi odbora in po obdobju pregleda.

Izkušnje z vsega sveta kažejo, da se kakovost projekta izboljša tam, kjer so ženske aktivno vključene v odločanje: V Somaliji – družbi, v kateri močno prevladujejo moški – je eno od meril za zdravstvene odbore, ki jih podpira Oxfam, da ženske zasedajo vsaj 30 % mest odločanja. Zakon o vodi iz leta 2002 v Keniji prav tako zahteva, da 30 % mest odločanja v združenjih uporabnikov vode zasedajo ženske.

V nekaterih primerih je koristno ustanoviti ločene ženske odbore, da se zagotovi, da se sliši ženski glas, vendar lahko to vodi v nadaljnjo marginalizacijo, če se vse ključne odločitve sprejemajo v ločenem "moškem" ali "voditeljskem" odboru. Za prepoznavanje tega so ključni močni mehanizmi spremljanja in povratnih informacij.

Ranljive skupine v skupnosti, na primer starejši in invalidi, so lahko aktivni člani odbora, tudi če ne morejo opravljati fizičnega dela, kot sta upravljanje in vzdrževanje. Na primer, lahko igrajo pomembno vlogo na drugih področjih, kot so finance ali registracija. Če kateri koli član odbora nima smiselne službe, tvega, da bo postal le simbolična prisotnost.

Trajnostni razvoj

Pogost argument proti dajanju spodbud prostovoljcem v odborih je, da te zgolj spodbujajo sodelovanje, ko se jih izplačuje. Udeležba se zmanjša, ko se spodbude ukinejo (bodisi zaradi sprememb v strategijah izvajanja bodisi po izstopu nevladne organizacije), ker prostovoljci ne razumejo resničnega pomena svoje udeležbe in niso razvili lastnih mehanizmov za zagotavljanje trajnosti. Argument nakazuje, da bi se morala prizadevanja osredotočiti na izobraževanje upravičencev o dolgoročnem pomenu dejavnosti in na razvoj odborov za upravljanje v skupnosti – na primer odborov za upravljanje in vzdrževanje vodovodnih točk, ki pobirajo pristojbine in se ne zanašajo na spodbude Oxfama.

To je veljaven dejavnik za številne naše programe in za del naših dejavnosti (npr. higienske dejavnosti na ravni gospodinjstev). Vendar pa v nekaterih akutnih izrednih razmerah ne stremimo k »trajnosti«; same izredne razmere so nevzdržne. Neposredna prednostna naloga Oxfama je zagotoviti izvajanje bistvenih dejavnosti javnega zdravja, ne pa to, ali lahko dejavnosti kratkoročno ali dolgoročno »predamo« skupnostim. To je tesno povezano z zgoraj omenjenim vprašanjem preživetja in ga je treba presojati za vsak primer posebej, pri čemer je treba uravnotežiti možnosti za razvoj trajnostnih dejavnosti, ki skupnostim zagotavljajo dolgoročne koristi, z realnostjo dinamičnih, akutnih izrednih razmer.

Motivacija

Kot je pričakovati, imajo posamezniki in odborne skupine, s katerimi sodelujemo, različne motivacije za posvečanje svojega časa in truda dejavnostim v skupnosti.

Možni motivi za sodelovanje lahko vključujejo altruizem; skupnostni duh; priložnost za izboljšanje družbenega položaja v skupnosti; željo po učenju; pomen klanovske ali plemenske zastopanosti; in pričakovanje finančnih ali darilnih spodbud.

Čeprav je naše razumevanje nabora osebnih motivacijskih dejavnikov pogosto omejeno, se je vredno potruditi, da se o tem pogovorimo znotraj ekipe in neformalno s prostovoljci: razumevanje njihovih motivacij bo pomagalo pri oblikovanju bolj trajnostne, ustrezne in pregledne strukture odbora.

Proračunska vprašanja

Zaskrbljenost glede razpoložljivosti proračuna lahko omeji možnosti za trajno sodelovanje odbora v kroničnih izrednih razmerah.

Jasno je, da ne more vsak prostovoljec Oxfama prejemati plačila vsak dan. Vendar pa je plačevanje zaposlenih za prednostne dejavnosti (na primer upravljavci črpalk) ali ob določenih časih (npr. izbruh kolere) možnost, ki lahko spodbudi hitro izvajanje programa.

Proračunske posledice tega niso nujno pretirane, vendar je pomembno, da se potreba po tem rezervnem načrtu upošteva že ob predhodnem/letnem načrtovanju proračuna, da se zagotovi, da ne bo zamud, ko bo potrebna občasna delovna sila.

Skupna načela

Vsak program Oxfama je drugačen, zato ne bi smeli nujno uporabljati enakih struktur ali načinov dela za odbore in prostovoljce v različnih državah ali kontekstih. Vendar pa obstajajo določena načela, ki bi jih bilo treba uporabljati (ali vsaj upoštevati) za odbore skupnosti ne glede na situacijo.

Koordinacija

Načrtovanje in izvajanje dela z odbori bi moralo biti jasno usklajeno v celotnem programu Oxfam (npr. z vidika preživetja) in z drugimi nevladnimi organizacijami, da se prepreči preobremenitev določenih posameznikov in zagotovi doslednost. To bi moralo vključevati skupni dogovor o izbiri, sestavi in spodbudah odborov. Dodano vrednost je mogoče pridobiti tudi z izmenjavo usposabljanja in virov (npr. prostorov za srečanja v skupnosti) med skupinami ter z učenjem o pravnih vprašanjih in tradicionalnih praksah prostovoljstva v skupnosti od drugih nevladnih organizacij.

Za reševanje težav z nedoslednimi pristopi do zdravstvenih delavcev in odborov WASH med epidemijo kolere v Zimbabveju v letih 2008–09 je grozd WASH ustanovil tehnično delovno skupino za
„Sodelovanje s pospeševalci WASH“ in je hitro pripravilo in se dogovorilo o smernicah za grozd. Čeprav ta priporočila niso imela pravne veljave, so spodbujala nevladne organizacije k usklajenemu sodelovanju s prostovoljci in imela podporo glavnih donatorjev WASH.

Povezava z obstoječimi strukturami

Pred ustanovitvijo odborov Oxfam je pomembno razumeti lokalno prakso prostovoljstva in organiziranja skupnosti. Spoštovati bi morali uveljavljene lokalne strukture in, kjer je mogoče, sodelovati z njimi, pri čemer bi predlagali manjše prilagoditve (npr. za spodbujanje enakosti spolov, etnične raznolikosti), namesto da bi ustvarjali povsem nove (rivalske) skupine.

V nekaterih primerih je morda mogoče sodelovati z ustreznimi vladnimi strukturami in tradicionalnimi skupnostnimi skupinami. To lahko zagotovi več priložnosti za trajnost, vendar je treba to skrbno upravljati na konfliktnih ali politično občutljivih lokacijah.

Kot del odziva na orkan Dean leta 2007 je program za Haiti uspešno sodeloval z lokalno upravo (županov urad, Sections Communales ter oddelki za javno zdravje, vodo in izobraževanje), kar je pripomoglo k integraciji programov Oxfam, saj so bile oblasti enako zainteresirane za preživetje in zmanjševanje tveganja nesreč (DRR) kot za javno zdravje.

Izbor odborov

Jasen in pregleden mehanizem za izbiro članov odbora se je treba čim prej dogovoriti s celotno skupnostjo (tj. ne le z vodstvom). Skušnjava je, da bi zgolj sprejeli seznam imen iz »skupnosti«, če pa je bila skupina izbrana javno, je večja verjetnost, da bo ostala odgovorna širši skupnosti upravičencev.

Oxfamov priročnik za združenja uporabnikov v Keniji navaja naslednje pomembne lastnosti za
člani odbora:

Sami uporabljajo vir vode.
Imeti dovolj časa za ukvarjanje z projektnimi zadevami.
Zaupanja vreden s strani skupnosti.
V vasi bo ostal še vrsto let.
Predstavnik različnih sosesk/uporabnikov vode.
Pridno delaven.
Aktivno.
Zanesljivo.

Aktivno vključevanje žensk in drugih ranljivih skupin ter pravično zastopanost različnih etničnih skupin je treba spodbujati in se o njih dogovoriti že zgodaj v projektu.

Velikost odbora: Nedavna raziskava združenj uporabnikov zdravil v Turkani v Keniji je pokazala, da je bila povprečna velikost odbora 15 članov. Vendar pa je imelo več odborov 20 ali več članov, eden pa celo 40. Ugotovljeno je bilo, da ni nič narobe z velikim številom članov odbora, dokler vsak pozna svojo vlogo in je motiviran za sodelovanje. Če so vloge nejasne in ljudje ne vidijo namena ali vrednosti, ki jo dodajajo, se mora nekaj spremeniti.

Vzorčno podatkovno zbirko prostovoljcev lahko dobite pri ekipi za javno zdravje v Oxfordu. Dobra praksa je vzdrževati podatkovno zbirko članov skupnosti, ki so neposredno vključeni v delo Oxfama – tako prostovoljci v odborih kot občasni delavci – v katero se beležijo podrobnosti o zastopanosti v vaseh ali taboriščih, čas, ko prostovoljci delajo z Oxfamom, in vsa usposabljanja, ki so jih prejeli itd. To lahko dokumentira in deli izkušnje s krepitvijo zmogljivosti ter se lahko uporabi kot vir za zmanjšanje težav z delovnim pravom.

Vzorec baze podatkov prostovoljcev je na voljo pri ekipi za javno zdravje v Oxfordu.

Osredotočenost odbora

Pogosto se odbor skupnosti, ki ga ustanovi ali podpira Oxfam, osredotoča na eno glavno vprašanje javnega zdravja – bodisi vodo, sanitarije ali spodbujanje higiene. Če je temu tako, je

Pomembno je, da se ta poudarek upošteva pri ustanovitvi odborov, da se zagotovi, da so člani usposobljeni za določeno vprašanje. Če se v projektu uporabijo posebne tehnologije (npr. sončna energija ali šolska higiena), bo to vplivalo na delovanje odbora.

Jasnost vlog in odgovornosti

Skupnost bi morala biti vključena v oblikovanje in dogovarjanje o vlogah in odgovornostih članov odbora in Oxfama pri izvajanju projekta. Vloge in odgovornosti je treba zabeležiti, s stalnim spremljanjem pa se lahko oceni uspešnost v skladu z dogovorom. Zgodnja priprava ustave za odbor lahko izboljša preglednost in zaupanje v širši skupnosti ter mora vključevati naslednje vidike (vir: WUA Toolkit):

Jasno opredeljena vloga združenja WUA kot institucije (opredeljena s ciljem) in posameznih članov, ki jo sestavljajo (kdo izpolnjuje pogoje za članstvo).
Jasno opredeljeni nosilci funkcij in njihove vloge (opisi delovnih mest).
Pogostost sestankov in odločanja (število ljudi, potrebnih za sprejetje odločitev) in način odločanja (glasovanje z večino ali soglasje).
Jasno opredeljen mandat (pogostost volitev).
Jasno opredeljen volilni postopek, kjer lahko člani odločajo brez prisile.
Metode odgovornosti – finančni postopki, revizija, vodenje knjigovodstva, izmenjava informacij z uporabniki vode.

Nesporazume in neskladja glede vlog in odgovornosti je običajno mogoče odpraviti, preden postanejo večje težave, če obstajajo jasni komunikacijski kanali in redni projektni sestanki z odbori in prostovoljci projekta.

Eden od pristopov k zagotavljanju doslednosti in dogovorjenega razumevanja vlog in odgovornosti je podpis memoranduma o soglasju (MoU) ali pisma o soglasju (LoA) med Oxfamom in skupnostjo. Ta lahko navaja imena sodelujočih, datume projekta, obveznosti Oxfama in odbora ter podrobnosti o morebitnih gradivih, spodbudah ali nadomestilih, ki jih bo odbor prejel.

Vzorec memoranduma o soglasju je na voljo pri ekipi za javno zdravje v Oxfordu.

Upoštevajte, da je memorandum o soglasju v nekaterih državah pravni dokument, zato se je treba o besedilu pred podpisom s skupnostjo dogovoriti z odvetnikom, ki ga je odobril Oxfam. Izvode je treba prevesti v lokalni jezik in jih prebrati morebitnim nepismenim članom odbora v dogovor.

spodbude

Dobra praksa je, da vsak projekt Oxfam znotraj določenega območja (država, zvezna država) uporablja dosleden letni proračun za spodbude na člana odbora skupnosti – še toliko bolje, če se o tej ravni dogovorijo tudi druge nevladne organizacije. Dogovor o proračunu na prostovoljca omogoča enako obravnavo velikih in majhnih odborov. To zagotavlja dosleden pristop in spodbuja k razpravi in dogovoru o zapletenem vprašanju spodbud že v času načrtovanja in priprave proračuna projekta.

Proračunska postavka se nato lahko dodeli različnim dejanskim spodbudam (majice, hrana, dnevi zabav itd.) v skladu s projektnimi načrti in prioritetami skupnosti.

Zastopate skupnost ali zastopate Oxfam?

Nedavni pregled v Južnem Sudanu je pokazal, da so prostovoljci, ki so kot spodbudo (štiri leta prej) prejeli majice z logotipi Oxfama, še vedno mislili, da so »zaposleni« v Oxfamu! To poudarja pomen skrbne izbire in oblikovanja spodbudnih gradiv: logotipi in grafike bi morali biti osredotočeni predvsem na cilje skupnosti in projekta; oglaševanje Oxfama in donatorjev je drugotnega pomena.

Po razpravi med nevladnimi organizacijami o spodbudah se je grozd WASH v Zimbabveju strinjal, da bi moral biti glavni poudarek spodbud na »spodbujanju prostovoljstva in odgovornosti skupnosti za zdravje skupnosti«. Grozd je kot možnosti spodbud za »prostovoljce WASH« (opredeljene kot člani skupnosti, ki delajo na dejavnostih WASH nekaj ur na teden (približno 1 do 4 ure na teden) priporočil naslednje):

Zagotovite majice, kape, dežne plašče, dežnike ali drugo »promocijsko« opremo
Zagotovite kolesa ali drugo prevozno sredstvo (npr. prevzem s strani nevladne organizacije) za izvajanje določenih nalog (npr. usposabljanja).
Zagotovite kosilo/okrepčilo na določenih dogodkih.
Zagotovite neprofitne pripomočke (npr. milo, vedra) za predstavitev dobrih higienskih praks.
Razmislite o plačilu šolnine ali zagotavljanju šolske opreme za svoje otroke.
Zagotovite tečaje opismenjevanja (ali druge potrebe, ki jih opredeli skupnost).
Zagotovite žepnino, če so na usposabljanju več kot en dan zunaj domačega območja.

Izobraževanje odraslih kot spodbuda za prostovoljce v pastoralni skupnosti, projekt pripravljenosti na sušo Wajir, Kenija

Pastoralne skupnosti v Wajirju imajo zelo nizko stopnjo pismenosti, število učiteljev za odrasle se je v zadnjih letih zmanjšalo, večina izobraževanja odraslih pa zdaj poteka v mestih in majhnih središčih, zato pastoralnim skupnostim ni dostopno. Med oceno pastoralnih potreb, ki jo je izvedla organizacija Oxfam, so člani skupnosti kot prednostno potrebo navedli pomanjkanje izobraževanja odraslih in izkoristili so priložnost, da skupino uporabijo kot nosilca sprememb za promocijo higiene.

Pri tem pristopu so bile v 20 vaseh ustanovljene skupine za izobraževanje odraslih z namenom učenja in delovanja – tako za preživetje kot za promocijo higiene. To je način nagrajevanja tistih, ki prevzemajo odgovornost za izboljšanje zdravja v svojih skupnostih. Odrasli se učijo brati in pisati za ekonomske in verske namene, spoznavajo pa tudi zdravstvene težave. Na srečanjih za izobraževanje odraslih se odrasli učijo, kako se bolezni širijo in kako jih preprečiti, ter kot del domačih nalog pripravijo akcijske načrte. Te skupine in okolja pomagajo prej nepismenim skupinam premagati občutek nemoči z učenjem o težavah in vprašanjih ter pridobivanjem znanja o tem, kako se z njimi spopasti.

Krepitev zmogljivosti odbora

Temeljit program usposabljanja odborov in prostovoljcev je bistvenega pomena, če želimo, da imajo potrebne zmogljivosti za podporo dejavnostim javnega zdravja Oxfama. Potrebe po usposabljanju je treba razviti v sodelovanju s skupnostjo, da se zagotovi ustreznost gradiv in spodbudi sodelovanje.

Tudi format usposabljanj je treba skrbno načrtovati s skupnostjo. Na primer, »centralizirane delavnice« (ki združujejo skupnosti z različnih lokacij na enem mestu) lahko odvrnejo ženske od sodelovanja, saj jim je težje zapustiti svoj dom ali vas. Centralizirane delavnice lahko namesto tega privabijo ljudi, ki jih bolj zanimajo potni stroški kot dejansko učenje!

Za reševanje te težave kenijski program sledi postopnemu pristopu k usposabljanju odborov, pri čemer v vsaki vasi preživijo 1 ali 2 uri in obravnavajo eno temo naenkrat. Osebje se nato naslednji teden ali mesec vrne, da preveri, kaj je bilo ukrepano in zakaj, ter se s skupnostjo odloči, ali naj nadaljuje z naslednjim korakom ali pa se spomni prejšnjega srečanja.

Krepitev zmogljivosti odborov je stalen proces in se ne sme zanašati zgolj na formalna usposabljanja. Mentorstvo članov odbora je pomembno, obiski drugih odborov v okviru projektov pa lahko spodbudijo izmenjavo pridobljenih izkušenj.

V nekaterih primerih je lahko koristno (ali potrebno) podpreti odbore pri registraciji kot uradni organi, na primer v skladu z nacionalno zakonodajo o vodah. To lahko prispeva tudi k trajnosti in preglednosti.

Odgovornost

Pomembno je zagotoviti, da odborov ne obravnavamo kot poceni delovno silo za izvajanje dejavnosti Oxfama, kot hiter način za doseganje ciljev našega projekta. Odnos mora biti dvosmeren, pri čemer mora Oxfam enakovredno odgovarjati odboru – poslušati njihove potrebe in predlagati naše rešitve.

Nezaupanju, zamudam in nizki udeležbi se je mogoče izogniti z uvedbo mehanizmov za boljšo interakcijo in povratne informacije o tem, kako posamezna stran deluje.

K izboljšanju odgovornosti lahko veliko pripomoremo z zagotavljanjem pravočasnega odziva na pomisleke skupnosti in izpolnjevanjem zavez upravičencem v dogovorjenem časovnem okviru. Prepogosto lahko slaba uspešnost pri preprostih zadevah – kot je pravočasna udeležba na sestankih skupnosti ali dostava latrinskih plošč takoj po izkopu jame – močno poslabša odnose v skupnosti.

Odgovornost se lahko spodbuja tudi s predajo materialov ali denarja odboru na javnem forumu – morda med dogodkom ob predstavitvi projekta – da se zagotovi enotno razumevanje programa celotne skupnosti in da se zaveda posebnih donacij virov.

Pomembna je tudi odgovornost med odborom in širšo skupnostjo. Oxfamov priročnik za združenja partnerjev v Keniji predlaga:

Da bi imel odbor mandat za zastopanje vasi, ga morajo demokratično izvoliti člani vasi (moški in ženske).
Odbor bi moral imeti jasen statut, ki bi opredelil njegove odgovornosti, katere odločitve lahko sprejema samostojno in katere odločitve je treba predložiti vasi.
Odbor naj ukrepa le, če ima za to jasna pooblastila.
Odbor bi moral imeti določen mandat, po katerem morajo odstopiti ali se ponovno kandidirati.
Vsi finančni zapisi in transakcije bi morali biti na voljo drugim članom vasi za vpogled.
Odbor ne sme pozabiti, da služi širši skupnosti in je dolžan vas vedno obveščati o razvoju projektov ter zagotavljati dober pretok informacij.

Izogibajte se preobremenitvi

V projektih pogosto ista skupina upravičencev (običajno najbolj izobraženih ali vplivnih) sodeluje pri večini dela Oxfama, tako plačanega kot neplačanega. To neizogibno nalaga veliko breme majhnemu številu ljudi in tvega, da se viri in storitve osredotočijo na omejeno prevladujočo skupino.

Priporočljivo je, da se prostovoljno delo bolj porazdeli med skupnost, da se zmanjša to splošno breme. To spodbuja tudi preglednost, saj lahko upravičenci jasno vidijo specifično delo in koristi različnih prostovoljnih odborov ter zmanjša izgubo za projekt, ko visoko usposobljeni posamezniki iz skupnosti zapustijo območje.

Ena od rešitev za preprečevanje preobremenitve je spodbujanje rotacije članov po določenem obdobju v okviru močne strukture odbora. Vendar pa je za to potrebno skrbno načrtovanje, da se zagotovi, da prvotni odbor ni brez volilne pravice in da se ne izgublja čas z nenehnim izbiranjem in usposabljanjem novih članov odbora. Možna rešitev je, da določeno število članov po določenem obdobju odstopi.

V taborišču za notranje razseljene osebe Kalma v Južnem Darfurju je ekipa za javno zdravje po treh letih intervencije opazila upad sodelovanja v odborih. Po razpravi o težavah s skupnostjo je postalo jasno, da so prostovoljci odbora WATSAN preobremenjeni z izvajanjem vseh dejavnosti javnega zdravja. Dogovorili so se, da se prostovoljci WATSAN razdelijo v tri skupine, od katerih vsaka pokriva določeno temo (voda, stranišča, trdni odpadki). To je zmanjšalo splošno obremenitev posameznikov, ki so bili tudi bolj zadovoljni, ker so lahko videli jasne učinke svojega dela. Sistem je bil všeč tudi širši skupnosti, saj so natančno vedeli, kateri prostovoljci v njihovem lokalnem območju so vključeni v različne storitve, zato so vedeli, na koga se obrniti, če imajo težavo.

Vključite kadrovsko službo

Zaradi varnostnih, pravnih in programskih posledic dela z velikim številom prostovoljcev in občasnih delavcev bi se moralo osebje programa o oblikovanju morebitnih novih odborov ali prostovoljnih skupin pogovoriti s kadrovsko službo. Oddelek za človeške vire zaprosite za posebno pomoč pri:

Razumevanje ustrezne delovne zakonodaje.
Razvoj dokumentiranih sistemov za vključevanje prostovoljcev in odborov.
Preverjanje trenutnih skupin za občasno delo in prostovoljce ter prepoznavanje programskih in pravnih tveganj.

Kadrovska služba bi morala vprašanja v zvezi z odbori in prostovoljci obravnavati z enako strogostjo, odgovornostjo in doslednostjo, kot velja za plače in pogoje dela zaposlenih v Oxfamu.

Spremljanje v skupnosti

Odbori skupnosti lahko igrajo pomembno vlogo pri participativnem spremljanju in vrednotenju dejavnosti programa, poleg neposrednih procesov spremljanja Oxfama.

V Keniji lahko odbori ocenijo svojo raven razvoja z uporabo
„Seznam rezultatov odbora“ (glej zgoraj). Ta je bil razvit kot mehanizem za merjenje sprememb – nekaj, kar je bilo za Oxfam zelo težko storiti neposredno brez sodelovanja skupnosti.
Odbori lahko podpirajo tudi spremljanje naših zdravstvenih dejavnosti: v Južnem Sudanu odbori sodelujejo pri prepoznavanju »modelnih gospodinjstev« (ki imajo čiste prostore, pravilno uporabo stojala za posodo, jame za smeti, zavetja za kopanje in stranišča z umivalnikom rok). Modelna gospodinjstva prejmejo zastavo za razstavljanje, sistem pa je v zadnjih dveh letih prinesel impresivne rezultate.

Pomembno si je zapomniti, da pri spremljanju in vrednotenju ne smemo pretiravati z uporabo odborov in prostovoljcev. Če želimo razumeti vsa vprašanja, se je treba o napredku našega dela posvetovati s širokim spektrom skupnosti. Če na primer organiziramo fokusne skupine samo s prostovoljci, ki jih poznamo (morda zato, ker jih je najlažje organizirati!), bodo te skupine dale pristransko mnenje o dejavnostih, udeleženci pa ne bodo imeli reprezentativne ozaveščenosti o higienskih praksah.

Načrtovanje ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih

Odbori skupnosti lahko igrajo vodilno vlogo pri zagotavljanju nadaljevanja programov javnega zdravja v obdobjih negotovosti ali upravljanja na daljavo. To zahteva jasno načrtovanje vnaprej za vzpostavitev komunikacijskih in drugih logističnih kanalov ter posebne izvedbene načrte (➔ Informativni dokument Oxfama o upravljanju na daljavo/omejenem dostopu).

Strategija izhoda iz načrta za naprej

Čas, v katerem bomo aktivno sodelovali z odborom skupnosti, je treba skrbno načrtovati na začetku vsake intervencije in se o njem na tej stopnji pogovoriti in dogovoriti s skupnostjo.

To je pomembno v vseh situacijah – pa naj gre za kratkoročne humanitarne odzive, razvojno delo ali dolgotrajne kronične izredne razmere, kjer lahko z odbori sodelujemo več let.

Pogosto je najbolj izvedljiva možnost, da Oxfam preneha neposredno podpirati odbor skupnosti, povezava organizacije s širšimi strukturami lokalnega upravljanja.

Vedno se je težko izogniti težavam odvisnosti od podpore Oxfama in zagotoviti 100-odstotno trajnost odbora, vendar lahko jasna in dosledna strategija izstopa ali predaje pomaga pri reševanju teh težav.

Točkovanje odbora

To je primer matrike ali ocenjevalne kartice, razvite v Keniji za odbore za upravljanje voda, ki zajema številna običajna načela dela z odbori in prostovoljci. Prilagoditi jo je treba glede na postopek in funkcijo odbora.

Preglednica rezultatov Odbora za upravljanje voda			vas:		Datum:
	Merila	Lestvica točkovanja 0	Lestvica točkovanja 1	Lestvica točkovanja 2	Lestvica točkovanja 3	Rezultat
1	Skupnost je registrirana v skladu z Zakonom o vodah iz leta 2002 za upravljanje vodnih objektov	Brez pravne oblike registracije	WUA registrirana pri Ministrstvu za kulturo in socialne storitve	Registriran pri MoC&SS in v postopku pridobitve statusa ponudnika vodnih storitev	Pravno priznan vodni svetovalec (WSP) pri Odboru za vodne storitve (WSP)
2	Odbor se redno sestaja, da bi razpravljal o vprašanjih v zvezi z upravljanjem svojih objektov.	Ni načrtovanih sestankov, občasno se lahko srečamo, ko smo prisiljeni odgovoriti na težavo	Sestaja se polredno, čeprav je bolj verjetno, da se bo odzval reaktivno na težavo. Težave niso dobro dokumentirane ali posredovane skupnosti.	Redno se sestajamo, nekaj dokumentacije se hrani in deli s širšo skupnostjo, vendar jo je treba izboljšati.	Sestanki se izvajajo redno mesečno, z jasnim dnevnim redom in zapisniki sej, ki si jih lahko člani ogledajo.
3	Odbor ima jasen okvir, ki opredeljuje njegovo vlogo in vpliva na odločanje	Noben dokument ne obstaja	Ustava ali podzakonski akti obstajajo, vendar se v praksi ne uporabljajo	Ustava ali podzakonski akti obstajajo in se uporabljajo, vendar jih je treba pregledati/okrepiti.	Jasna in praktična ustava, ki aktivno opredeljuje vlogo WUA/načine dela
4	Člani odbora so jasno seznanjeni s svojo vlogo in so motivirani za izpolnjevanje naloge	Člani nimajo jasnih vlog, so slabo motivirani in neaktivni	Nekaj zmede glede vlog, delna udeležba članov, pri odločitvah pa prevladuje nekaj posameznikov	Člani lahko svoje vloge razložijo bolj jasno, vključenost večine članov se kaže v prisotnosti in sodelovanju na sestankih, vendar bi se to lahko izboljšalo.	Pisni opisi opisujejo vlogo vsake osebe in/ali pogovori s člani WUA potrjujejo, da poznajo svojo vlogo in so motivirani za delo.
5	WUA je odgovorna za prihodke in odhodke	Ne vodijo se bančni računi in ne vodijo se evidence o prihodkih in odhodkih. Ni mehanizmov za preverjanje goljufij.	Bančni račun obstaja, vendar ni aktiven. Nekateri zapisi so shranjeni, vendar nepopolni ali pa so opažena neskladja.	Aktiven bančni račun s periodičnimi transakcijami. Evidence so vzdrževane in na splošno urejene, vendar je analiza težka in/ali informacije niso javno dostopne.	Skupnost vzdržuje bančni račun z odobrenimi podpisniki in podrobno evidenco vseh transakcij. Bančne pologe/dvige je mogoče uskladiti z blagajniško knjigo, v kateri so zabeleženi vsi prihodki in plačila, in je javno dostopna za pregled. Račune lahko uporabniki pregledajo/poizvedujejo ali pa so bili revidirani.
6	Vzpostavljena je pravična tarifna struktura, plačilo se izvaja na podlagi potrdil o prodaji z gotovino, vpisi se izvajajo v blagajniško knjigo in spremljajo glede na povpraševanje.	Ni tarifne strukture in voda se običajno ne plačuje.	Vodna tarifa obstaja, vendar je pobiranje ad hoc (manj kot 30 % uporabnikov redno prispeva). Potrebe revnih niso v celoti upoštevane ali pa večji uporabniki/lastniki živine niso odgovorni.	Pristojbine za uporabo vode se pobirajo, vendar niso pravilno obračunane. Niso izdani računi za gotovinsko prodajo in ni vodena blagajniška knjiga.	Vodni stroški, pobrani na podlagi računov in vpisani v blagajniške knjige. 75 % ali več plača za vodo z dogovorjenimi koncesijami za najbolj ranljiva gospodinjstva.
7	Združenje WUA je pošteno izvoljeno in resnično zastopa interese skupnosti.	WUA ni pravično izvoljena ali odgovorna uporabnikom	Pomanjkljivosti volilnega sistema (npr. čakanje v vrsti ali dvigovanje rok) lahko ogrozijo pravičnost. Mandat ni jasno opredeljen/ponovne volitve so bile izvedene	Člani glasovnic in združenj za delo v skupnosti se na splošno štejejo za reprezentativne, vendar obstajajo nekatere pomanjkljivosti v postopku volitev/ponovne izvolitve.	Tajno glasovanje ali sistem, ki ga uporabniki smatrajo za odprtega in poštenega s strani članov. Določen čas s ponovnimi volitvami, ki se izvedejo v skladu s tem.
8	Pravična zastopanost	V WUA ni zastopanih žensk	Ženske so prisotne v odboru, vendar niso aktivno vključene v odločanje	Vsaj 30 % združenj partnerjev za delo v skupnosti je žensk, pri čemer imajo eno ali več žensk funkcije. Ženske aktivno sodelujejo na sestankih in vplivajo na odločitve.	Pravična uravnoteženost spolov tako v zastopanosti skupin WUA kot na vodilnih položajih
9	Odbor se zaveda svoje odgovornosti, da postane samozadosten, in je sposoben jasno opredeliti svoj odnos z vlado na ravni okrožja.	Vas se za delovanje svojih objektov močno zanaša na zunanjo podporo in ne stori ničesar za odpravo odvisnosti. Slabe povezave z deležniki na ravni okrožja.	Odbor se zaveda svoje odgovornosti do samozadostnosti	Skupnost se zaveda svojih odgovornosti in se premika v pravo smer, vendar potrebuje veščine za upravljanje svojih objektov in po potrebi iskanje zunanje podpore.	Skupnost je samozadostna, ima razvite močne povezave z institucijami vodnega sektorja in je sposobna komunicirati in vplivati na odločanje na ravni okrožja prek rednih komunikacijskih kanalov.
10	Uporabniki vode izražajo zadovoljstvo z delom svojega odbora	Splošno nezadovoljstvo z odborom ali nezaupanje vanj. Večina ni zadovoljna z njegovim delovanjem in ne verjame, da odbor zastopa njihove interese.	Manjšina uporabnikov izraža nekaj zaskrbljenosti glede delovanja odbora (npr. ugotavljanje odgovornosti ali nepoštenih praks).	Večina uporabnikov je na splošno zadovoljna z odborom, vendar menijo, da bi bilo prostora za izboljšave.	8 od 10 uporabnikov v naključnem vzorcu izraža zaupanje v odgovornost in prepričanje, da WUA služi njihovim interesom.
Komentarji:
Akcijski načrt: Katere težave je treba obravnavati v naslednjih 12 mesecih:

Dodatne informacije

Appiah, JO (1999) Odbori za trajnostno vodo in sanitarije, prispevek predstavljen na 25. konferenci WEDC. http://wedc.lboro.ac.uk/conferences/pdfs/2 5/069.pdf

IRC (2003) Voda v skupnosti, upravljanje skupnosti.

Oxfam (2008) Osnutek memoranduma o soglasju za odbore skupnosti (pripravil Sudanski program).

Oxfam (2009) Komplet orodij za usposabljanje odborov za upravljanje voda v Keniji (pripravil Kenijski program).

Oxfam (2009) Priporočila za delo s pospeševalci WASH na ravni skupnosti (pripravil program za Zimbabve).

Smernice Sphere (2004) Poglavje 1:

Skupni standard 1: Sodelovanje (str. 28-

29) in 2. poglavje: Spodbujanje higiene

Standard 1: Navodila 5 Upravljanje

Objekti in 6 Preobremenitev (str. 62).

Program za vodo in sanitarije (2001) Zakaj so nekateri vaški odbori za vodo in sanitarije boljši od drugih: Študija Karnatake in Uttar Pradesha (Indija). http://www.wsp.org/UserFiles/file/327200 744509_saybetter.pdf

Smernice za izvajalce sistemov delavcev v skupnosti (2007). http://www.khanya-aicdd.org

Avtorji

Naslednji zaposleni v Oxfamu so za ta informativni dokument prispevali dragocene vpoglede in primere iz svojih terenskih izkušenj:

Margaret Asewe, Mary Atieno Atayo, Andy Bastable, Nicholas Brooks, St. John Day, Martin Samson Etolu, Brian McSorley, Zedak Maithya, Evalyne Nyasani, Marion O‟Reilly, Boiketho Matshalaga, Joyce Poggo, Kitumaini Sezibera, James Smith, Vivien Walden.